Comment créer facilement un fichier PDF ?

Les fichiers PDF offrent de nombreux avantages par rapport aux autres types de formats de fichiers (notamment une mise en page respectée peu importe l’appareil sur lequel il est lu) et cela explique pourquoi le format PDF est généralement utilisé dans les documents officiels. Il existe de nombreuses solutions afin de créer des documents PDF mais aussi éditer un PDF ou fusionner plusieurs PDF. Cet article présente 4 méthodes pour créer facilement des documents PDF.

Solution 1 : Créer un fichier PDF à partir de documents Word

L’un des moyens les plus simples pour créer des documents PDF consiste à créer un PDF à partir d’un document Word. Les documents Word sont très populaires chez les particuliers comme chez les professionnels, et beaucoup de documents importants sont sauvegardés dans ce format. Or, un fichier Word reste librement modifiable par quiconque l’ouvre : pour la sauvegarde d’informations sensibles, cela pose vite problème. Le PDF résout la difficulté : la mise en page est figée et le fichier peut être protégé par mot de passe.

Voici quelques étapes que vous pouvez suivre afin de créer un document PDF à partir de documents Word, mais notez que ces étapes peuvent varier un peu en fonction de la version de Microsoft Word que vous utilisez.

1. Ouvrez votre document dans Microsoft Word.
2. Cliquez sur « Fichier » puis allez dans « Enregistrer et envoyer ».
3. Allez dans « Types de fichiers » et sélectionnez « Créer un document PDF PDF/XPS ».
4. Entrez le nom du fichier et définissez l’emplacement où vous souhaitez le stocker.
5. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
6. Et voilà, votre fichier Word est maintenant converti au format PDF.

Sur les versions récentes de Word (Microsoft 365, Word 2019, Word 2021), l’export est encore plus direct : Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS. Le principe reste identique avec un éditeur de texte gratuit alternatif à Word comme LibreOffice ou OnlyOffice.

Cette méthode fonctionne également avec des alternatives gratuites à Word telles que LibreOffice, Google Docs ou OnlyOffice ou la version plus récente de la suite Microsoft Office, Office 365. Consultez mon tutoriel détaillé pour créer et éditer un PDF gratuitement avec LibreOffice si vous voulez en savoir plus sur cette méthode.

Solution 2 : Créer un fichier PDF à partir d’un scanner

Une autre option consiste à utiliser un scanner afin de créer un document PDF. Ici, vous devrez numériser le document afin qu’il apparaisse comme un document PDF.

Voici quelques uns des scanners les plus populaires disponibles aujourd’hui : Kodak ScanMate, Canon ImageFormular, Xerox Documate, Fujitsu Scanapp, NeatConnet, entre autres.

Les étapes exactes varient d’un scanner à l’autre. Mieux vaut consulter le manuel du fabricant avant de se lancer, surtout pour activer la sortie directe au format PDF plutôt qu’en JPEG.

D’une manière générale, voici les étapes qui vous permettront de créer un PDF à partir d’un scanner :

1. Connectez le scanner à l’ordinateur via un câble USB et placez votre document dans le scanner. Ensuite, cliquez sur « Fax > Scan > Nouveau scan » à partir de votre ordinateur.
2. Sélectionnez votre scanner. S’il y a plusieurs scanners, assurez-vous que celui que vous voulez utiliser est bien sélectionné. Sélectionnez le type de document que vous souhaitez numériser. Il peut s’agir d’un document ou d’une photo par exemple.
3. Cliquez sur Scan. Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de changer les options de couleurs avant d’effectuer la numérisation. Dès que le document est numérisé, cliquez sur « Fichier > Imprimer », puis sur « Microsoft Print to PDF ».
4. Entrez un nom pour votre fichier PDF et enregistrez-le à l’emplacement de votre choix.

Solution 3 : Créer un PDF avec un convertisseur en ligne

Une autre méthode pour créer des PDF est d’utiliser un convertisseur en ligne.

Il existe de nombreux convertisseurs en ligne qui sont disponibles sur internet. En effectuant une recherche rapide sur Google ou un autre moteur de recherche (voire en utilisant ChatGPT) vous trouverez de très nombreux sites Web qui vous permettront de convertir des fichiers en PDF. Ces sites sont avantageux car ils vous permettent d’éviter d’avoir à installer plusieurs logiciels sur votre ordinateur. Ils sont très faciles à utiliser et peuvent convertir vos fichiers en seulement quelques minutes.

Ces convertisseurs ont leurs limites. Rien ne garantit que vos fichiers ne soient pas conservés ou analysés sur les serveurs du service, et les fonctionnalités sont souvent bridées par rapport à un logiciel installé. Autant les éviter pour les documents sensibles ou confidentiels, comme les contrats, les factures ou les pièces d’identité.

Voici certaines étapes que vous devrez suivre avec ces convertisseurs en ligne :

1. Allez sur le site du convertisseur en ligne.
2. Cliquez sur « Parcourir » et importez le fichier à convertir.
3. Certains sites web peuvent exiger que vous fournissiez une adresse e-mail afin de vous envoyer les fichiers convertis.
4. Cliquez sur « Convertir » et attendez que le PDF soit prêt. Après la conversion, téléchargez votre PDF et enregistrez-le sur votre ordinateur ou ailleurs.

La meilleure solution : créer un PDF avec PDFelement

C’est de loin la meilleure solution pour créer des documents PDF. PDFelement est un logiciel facile à utiliser et vous pouvez être sûrs que vos documents seront protégés. PDFelement prend en charge la création de fichiers PDF à partir d’un scanner, l’impression au format PDF, ainsi que les formats les plus populaires tels que les formats Word, Excel, images, etc.

PDFelement est un logiciel professionnel payant disponible pour Windows et Mac mais vous pouvez télécharger gratuitement la version d’essai pour le tester et voir s’il vous convient.

Création à partir d’un scanner

• Ouvrez PDFelement, cliquez sur « Accueil », puis sur le bouton « Du scanner ».
• Sélectionnez ensuite le scanner et cliquez sur « Scan ».
• Sélectionnez scanner l’image afin de créer un PDF.
• Le PDF sera alors créé et ouvert dans le programme. Enregistrez-le ensuite dans l’emplacement désiré.

Impression au format PDF

• Ouvrez le fichier.
• Trouvez l’option « Imprimer ». Habituellement, elle est dans le menu « Fichier ».
• Sélectionnez « Wondershare PDFelement » comme imprimante, puis cliquez sur « Imprimer ».
• Le fichier PDF créé sera alors ouvert dans PDFelement, cliquez sur « Fichier > Enregistrer » pour l’enregistrer.

Créer un PDF à partir de n’importe quel format de fichier

Que ce soit à partir d’un fichier Word, Excel, image ou autres, PDFelement vous permet de créer des PDF. Vous pouvez le faire en suivant la procédure ci-dessous :

• Faites glisser le document dans la fenêtre de PDFelement lorsqu’il est ouvert. Il peut s’agir d’un document Word, Excel ou d’une image que vous voulez convertir en PDF.
• Ensuite, vous pouvez créer un fichier PDF à partir des fichiers que vous glissez/déposez dans la fenêtre de l’application. Une fois créé, enregistrez vos documents PDF dans l’emplacement désiré.

Créer à partir de la fenêtre de PDFelement

• Lancez PDFelement.
• Cliquez sur « Créer PDF » et sélectionnez les fichiers à ouvrir. Vous pouvez exécuter l’outil « OCR » afin de transformer vos fichiers en documents PDF modifiables si ce sont des images ou des fichiers numérisés.
• Cliquez sur « Enregistrer sous » afin d’enregistrer directement votre fichier au format PDF.

Pour un usage ponctuel, la fonction d’export PDF intégrée à Word ou LibreOffice suffit largement. Si vous travaillez régulièrement avec des PDF (formulaires, documents scannés, protection par mot de passe), un outil dédié comme PDFelement fait gagner un temps considérable. Gardez les convertisseurs en ligne pour dépanner, jamais pour les documents sensibles.

Foire aux questions

Comment créer un PDF gratuitement ?

La méthode la plus simple consiste à utiliser la fonction d’export intégrée à votre traitement de texte : Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs ou Pages sur Mac savent tous enregistrer un document au format PDF en quelques clics, sans logiciel supplémentaire.

Peut-on convertir un fichier Word en PDF sans logiciel ?

Oui. Dans Word, passez par Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS. Dans Google Docs, Fichier > Télécharger > Document PDF. Dans LibreOffice, Fichier > Exporter au format PDF. Aucune installation supplémentaire n’est nécessaire.

Comment créer un PDF à partir d’un scanner ?

Branchez le scanner, lancez son logiciel ou l’application Numérisation de Windows, choisissez la sortie au format PDF plutôt que JPEG, puis enregistrez le fichier. Un logiciel comme PDFelement permet en plus d’appliquer la reconnaissance de caractères (OCR).

Les convertisseurs PDF en ligne sont-ils sûrs ?

Pour un document non confidentiel, oui. Pour des contrats, factures, documents RH ou pièces d’identité, non : les fichiers transitent par un serveur tiers sur lequel vous n’avez aucun contrôle. Préférez alors un logiciel local qui garde tout sur votre ordinateur.

Comment créer un PDF modifiable ?

Un PDF « modifiable » suppose un document avec formulaire interactif (champs texte, cases à cocher) ou un PDF généré avec couche OCR. PDFelement, Adobe Acrobat ou Foxit PDF Editor permettent de créer ce type de document à partir d’un fichier scanné ou d’un document existant.

Quelle différence entre imprimer en PDF et enregistrer en PDF ?

Enregistrer en PDF utilise l’exportateur natif de l’application : la mise en page est respectée au pixel près. Imprimer en PDF passe par une imprimante virtuelle et peut appliquer une mise à l’échelle ou changer les polices. Préférez l’export natif quand il existe.