Comment scanner un document ?

Par Astuces & Aide Informatique , le 24/07/2020 , mis à jour le 28/02/2022 - 5 minutes de lecture

Aujourd’hui, avec l’avancée des nouvelles technologies, il est plus aisé de conserver des informations écrites autrement que sur du papier. Une opération qui est rendue possible grâce à un procédé de scannage de documents. Faite à l’aide de plusieurs outils comme des scanners ou des imprimantes, le premier vous sera d’une très grande utilité. Que signifie scanner un document ? Pourquoi le faire ? Quelles sont les différentes techniques pour y arriver ?

Que signifie « scanner un document » ?

Le fait de un document est un procédé informatique qui a nettement évolué et qui dispose de plusieurs avantages.

Scanner ou numériser un document est une opération qui consiste à créer à partir d’un document sous format papier dans fichier numérique (PDF ou image). Lisible, celui-ci permettra à son utilisateur de retrouver fidèlement toutes les données qui étaient présentes sur l’ancien fichier original (écrit).

Pourquoi scanner un document ?

Cette technique de numérisation de documents dispose de plusieurs avantages. Pour commencer, ce procédé technologique vous permet de bien conserver vos données. En effet, en scannant vos documents, vous obtiendrez des données numériques que vous pourrez conserver sur un support de stockage comme un disque dur. De plus, grâce à cela vous pourrez avoir accès à toutes vos données, et cela, sans la moindre difficulté. Grâce à la reconnaissance des caractères par un logiciel OCR, vous pouvez même transformer du texte écrit en texte numérique.

En dehors de conserver vos données, scanner vos fichiers écrits vous permettra aussi de sécuriser toutes les informations qui s’y trouvent. Une opération qui vous donnera ainsi l’occasion de garder toutes vos données sensibles à l’abri des regards indiscrets.

Un autre avantage d’une telle opération est le gain de temps. Effectivement, l’expérience à prouver que lorsqu’on scanne ses fichiers on parvient très rapidement à les retrouver. Ceci vous permettra donc d’accomplir rapidement vos tâches et d’augmenter votre productivité.

De plus, dans une entreprise, scanner des documents permet à cette dernière de réaliser de réelles économies. En dehors du budget alloué au mobilier pour l’archivage de vos documents, ceci vous permettra également de réduire les dépenses financières qui seront dues à leur acquisition.

Les différentes solutions pour scanner un document

En ce moment, vous disposez de nombreuses solutions qui vous permettront de scanner un document en toute tranquillité. En voici quelques-unes.

Les imprimantes multifonctions

Exemple d'une imprimante multifonction proposant le scan de document

Les imprimantes multifonctions sont des appareils informatiques qui combinent 3 à 4 fonctions. Avec ces dernières, vous avez en réalité la possibilité d’imprimer, de numériser, photocopier et de faxer un document. Ces fonctionnalités devront être un critère de choix pour acheter une imprimante.

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De plus, il faut également souligner ici que la plupart de ces imprimantes sont vendues à un prix abordable sur le marché. Avec ces dernières, vous pourrez donc réaliser des économies de temps et d’argent.

Toutefois, partant du fait que ce sont des machines tout-en-un, vous devez veiller à ce qu’elles restent toujours fonctionnelles. En effet, au moindre dysfonctionnement de l’une de ses fonctionnalités ou en cas de problème comme une imprimante qui ne marche plus sous Windows 10, vous risquez de ne pas pouvoir numériser vos documents.

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Les scanners spécialisés

Exemple d'un scanner mobile pour une qualité de numérisation optimale
Exemple d’un scanner mobile pour une qualité de numérisation optimale

Les scanners spécialisés sont en ce moment les meilleurs outils qui sont utilisés pour scanner des documents. Une nette augmentation de leur usage témoigne des nombreux avantages qu’ils proposent. Avec ces derniers, vous aurez notamment la possibilité d’obtenir de très bons résultats. et les possibilités sont plus nombreuses et performantes comme la fonctionnalité de scanner recto verso des documents. Les marques les plus connues de scanners sont généralement les même que celles des sconstructeurs d’imprimantes : Brother, HP, Canon, Epson etc.

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De plus, comme les imprimantes multifonctions, utiliser des scanners spécialisés vous permettra de gagner en temps et de réaliser d’importantes économies. S’il existe un point sur lequel ces appareils présentent des bémols, c’est bien au niveau de leur prix qui est plus élevé.

A noter qu’il existe différents types de scanner numérique : scanners bureautiques, scanners compacts, scanners professionnels, scanners mobiles que l’on retrouve souvent par exemple chez les pharmaciens (scan de votre ordonnance du médecin).

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Les solutions mobiles : smartphones ou tablettes tactiles

Aujourd’hui, il est aussi possible de scanner des documents avec des smartphones. Très pratiques, ses solutions mobiles vous permettront aussi de convertir vos données en plusieurs formats. En dehors d’être pratique, il faut également préciser que la plupart des applications de scannages mobiles sont gratuites (bien que parfois plus limitées en terme de fonctionnalité).

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Cependant, on déplore tout de même quelques bugs enregistrés durant leur utilisation. Un problème qui est généralement évoqué avec celui de l’espace de stockage disponible. En effet, partant du fait que vous utilisiez votre téléphone portable, vous ne pourrez pas scanner un grand nombre de documents comme vous pourriez le faire facilement depuis un ordinateur.

Explications en vidéo pour apprendre à scanner un document depuis un ordinateur ou un smartphone

La première vidéo vous présente en détails comment scanner ou numériser un document depuis une imprimante vers un ordinateur en créant un fichier PDF :

Et une vidéo tutorielle vous expliquant comment scanner des documents avec votre smartphone !

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