Imprimante de bureau en panne : réparer, remplacer ou externaliser ?

Au bureau, les pannes d’imprimante se paient aussi en temps de travail : celui des salariés qui tentent de relancer leurs documents et de la personne chargée d’organiser le dépannage. Quand les incidents se répètent, jusqu’où faut-il engager des frais pour conserver la machine ? Selon les pièces à remplacer et votre volume d’impression, il faudra arbitrer entre la réparation, le remplacement ou la location avec maintenance.

Les premiers réflexes de diagnostic pour débloquer la situation

Commencez par lancer une page de test depuis le panneau de commande de l’imprimante, sans passer par l’ordinateur. Si elle sort correctement, la machine fonctionne et la panne se situe du côté du poste ou du réseau. Si la page est vierge ou froissée, c’est l’imprimante qui est défaillante. Vous saurez ainsi où chercher avant de réinstaller quoi que ce soit ou d’ouvrir le capot.

Selon le résultat, passez ensuite en revue les points suivants.

Le bourrage papier

Éteignez l’imprimante, ouvrez les trappes d’accès et tirez les feuilles coincées dans le sens de l’alimentation. Ne tirez pas à contresens pour ne pas abîmer les rouleaux. Si les bourrages reviennent, vérifiez que le bac n’est pas rempli à ras bord et que le papier n’a pas pris l’humidité. Dans le pire scénario, il faudra changer les rouleaux d’entraînement.

Le pilote et la file d’attente

Quand les documents restent « en attente » ou que Windows affiche une erreur type « imprimante hors ligne », annulez les impressions en cours, redémarrez le service « Spouleur d’impression » et vérifiez que l’option « Utiliser l’imprimante hors connexion » n’est pas cochée.

La connexion réseau

Si l’imprimante disparaît régulièrement de la liste des postes, son adresse IP change sans doute à chaque redémarrage de la box ou du routeur. Il faudra donc la fixer ou la réserver. Sur une imprimante partagée par toute l’équipe, consultez l’administrateur avant de supprimer le périphérique ou le port réseau, car la panne peut venir du serveur d’impression (plutôt que de votre ordinateur).

Les consommables

Si une cartouche neuve n’est pas reconnue, retirez-la, essuyez ses contacts métalliques avec un chiffon sec non pelucheux et réinsérez-la jusqu’au clic. Sur les jets d’encre, évitez d’enchaîner les cycles de nettoyage des têtes qui vident les cartouches sans toujours régler le problème. Si vous avez des impressions pâles ou striées sur votre imprimante laser, investiguez plutôt du côté du toner ou du tambour.

Si aucune de ces pistes n’aboutit, c’est que le matériel a dépassé le dépannage de premier niveau. La question devient économique : faut-il réparer ou remplacer ?

Les cas où la réparation de l’imprimante vaut encore le coup

Sur les imprimantes laser de bureau, la plupart des pannes mécaniques touchent des pièces d’usure, que le fabricant recommande de changer au fil des impressions :

• Le tambour, qui dépose le toner sur la feuille ;
• L’unité de fusion (le « four »), qui le fixe en le chauffant ;
• Les rouleaux qui entraînent le papier depuis les bacs.

Quand l’une de ces pièces arrive en fin de vie, la machine le signale souvent d’elle-même par un message. Il suffit de changer la pièce pour retrouver une qualité d’impression optimale ou, a minima, satisfaisante. Comme les modèles laser durent en général plus longtemps que les jets d’encre, ces remplacements s’amortissent sur plusieurs années d’utilisation.

Les cas où il vaut mieux remplacer l’imprimante défaillante

Vous ne pouvez faire changer le tambour ou l’unité de fusion que si le fabricant continue de produire ces pièces pour votre modèle. Une fois l’échéance passée, chaque panne vous coûtera un peu plus cher et durera un peu plus longtemps, jusqu’à ce que le remplacement finisse par l’emporter sur la réparation.

Envisagez donc de changer d’imprimante si :

• Le fabricant ne suit plus votre modèle ;
• Les pannes se succèdent et touchent des pièces différentes ;
• Votre activité se développe et votre imprimante devient sous-dimensionnée ;
• Les consommables vous coûtent trop cher à la page (pour les jets d’encre à cartouches). Il faut passer à une laser.

L’option de l’externalisation : louer l’imprimante, maintenance incluse

Si vous ne voulez plus avoir à arbitrer entre la réparation et le remplacement de votre parc d’impression, vous pouvez confier l’imprimante à un prestataire. Avec une location d’imprimante professionnelle pour entreprise, vous payez un loyer mensuel fixe, auquel s’ajoute en général un coût à la page calculé sur le nombre d’impressions réellement effectuées, et le prestataire prend en charge le reste :

• la maintenance préventive et le dépannage sur site, pièces, main-d’œuvre et déplacements compris ;
• le remplacement des pièces d’usure, comme le tambour ou l’unité de fusion ;
• la livraison des toners grâce au suivi à distance ;
• le renouvellement du matériel en fin de contrat, qui vous dispense de revendre ou de faire recycler l’ancienne machine.

Seul le papier reste généralement à votre charge. Comme le loyer passe en charges d’exploitation, vous n’immobilisez pas de trésorerie dans l’achat de la machine. En contrepartie, vous vous engagez sur plusieurs années, le plus souvent entre 3 et 5 ans. La résiliation anticipée peut entraîner des pénalités selon les contrats.