ONLYOFFICE : une solution bureautique collaborative alternative

Temps de lecture estimé : 4 minutes

Dernière mise à jour : le 27/02/2020

Les entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs d'activité sont désormais appelées à utiliser les outils numériques pour se développer plus vite et plus loin. Elles ont besoin de suites bureautiques fiables et performantes, pour organiser le flux de travail et l'échange d'information au sein de l'équipe de manière efficace et sécurisée. Les concepteurs de logiciels relèvent ce défit en proposant des solutions de travail collaboratif.

ONLYOFFICE, une solution alternative à la suite Office

Le projet ONLYOFFICE développé en Lettonie par Ascensio System SIA fournit ainsi un espace collaboratif incluant une suite bureautique en ligne et une plateforme de productivité. Cette solution open source non seulement représente une solution bureautique alternative aux produits proposés par les leaders du marché (Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice etc...), mais les dépasse aussi sur certains points comme la compatibilité des formats, les outils de mise en forme, le partage et la co-édition des documents, les outils de productivité et la flexibilité d'usage. Voyons de plus près chacun de ces points.

ONLYOFFICE? une suite bureautique alternative à la suite MicroSoft Office

Compatibilité avec la suite MS Office

Si votre collègue vous fait parvenir un rapport mensuel au format XLS, si un ami demande votre avis sur son article et vous envoie un document RTF ou si vos étudiants préparent la présentation de leur projet au format ODP, et si vous avez besoin d'ouvrir ces documents de manière qu'ils gardent leur mise en forme originale, ONLYOFFICE pourrait vous être  utile. La suite bureautique prend en charge tous les formats de documents les plus populaires (.doc, .docx, .xls, .xlxs, .ppt, .odt etc...). Les formats OOXML utilisés comme base, assurent une haute compatibilité avec les fichiers MS Office.

Mise en forme avancée

Si votre travail de tous les jours est lié à l'utilisation de documents, vous serez capables à l'aide de ONLYOFFICE de les éditer en ligne et collaborer en temps réel sur des fichiers complexes.

La suite qui inclut un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation, permet notamment de :

  • ajouter les images et les mettre en forme ;
  • insérer toute sorte d'objet comme liens, tableaux, graphiques, formes, objets texte, fonctions, filigrane ;
  • personnaliser des polices et des styles ;
  • appliquer des jeux de couleurs ;
  • automatiser les calculs ;
  • organiser et analyser les données ; etc.

Diagramme de Gantt avec ONLYOFFICE

Co-édition des documents

Si vous êtes plusieurs à éditer le même document, n'hésitez pas à sélectionner le mode de co-édition qui vous convient le mieux. Contrairement aux autres suites bureautiques, ONLYOFFICE en offre deux : rapide et stricte. Le mode Rapide vous permettra de voir toutes les modifications en temps réel. Le mode Stricte n'affichera les changements qu'après leur enregistrement pour que chaque utilisateur puisse travailler sur sa partie du document en restant le plus concentré possible.

Partage des documents

Si vous partagez un contrat où quelques champs doivent être remplis par votre client, ou si vous sollicitez l'avis du professeur sur votre exposé afin qu'il laisse ses commentaires ou apporte les corrections, ou si vous invitez vos collègues à rédiger ensemble le discours pour votre intervention collective, il vous sera indispensable de définir les permissions d'accès au document pour chaque cas.

ONLYOFFICE en assure un éventail complet : lecture seule, accès complet, commentaire, remplissage de formulaire, restriction du téléchargement ou de l'impression. Quand vous partagez une feuille de calcul, vous pouvez même personnaliser les filtres en choisissant si les filtres appliqués par chaque utilisateur s'affichent pour tous les co-auteurs ou pas.

Plus d'option pour cette suite bureautique

Si vous voulez qu'une personne participe à la rédaction, mentionnez-la juste dans les commentaires du document, ou utilisez le tchat pour échanger avec elle. Activez l'option Révision pour proposer des changements et faire des corrections sans éditer le document. Le mode Suivi des modifications permet de marquer vos entrées dans le texte afin que les autres puissent les consulter, puis les accepter ou les rejeter. Chaque session d'édition s'enregistre en tant qu'une version du document à part. Plusieurs versions constituent l'historique qui permet de restaurer le contenu si besoin.

Grâce au fait qu'avec ONLYOFFICE toutes les modifications s'effectuent côté client, vous pouvez activer les options nécessaires et collaborer sur le document sans déranger vos co-auteurs.

Guide des solutions ONLYOFFICE

ONLYOFFICE est une solution à code source ouvert qui est disponible sur GitHub.

ONLYOFFICE pour l'intégration

Si vous utilisez déjà une plateforme de partage, stockage ou collaboration comme Nextcloud, ownCloud, Pydio, Xwiki, Jalios, exoPlatform, dotez-la des éditeurs en ligne ONLYOFFICE Integration Edition. L'intégration se fait à l'aide des connecteurs officiels développés par ONLYOFFICE ou les applications d'intégration créées par les partenaires technologiques.

Si vous n'avez pas trouvé de connecteur, développez le vôtre en utilisant les APIs fournis par ONLYOFFICE pour relier les éditeurs en ligne ONLYOFFICE Developer Edition avec votre service.

ONLYOFFICE pour créer votre espace de travail performant

Si vous cherchez une solution de travail collaboratif pour votre entreprise, vous devriez songer à utiliser l'espace collaboratif qui se compose des éditeurs en ligne ONLYOFFICE intégrés avec la plateforme de productivité du même concepteur qui offre 6 modules : la gestion des documents, le pilotage de l'avancement des projets, un CRM, un agrégateur de mail, un calendrier, des outils de communication interne.

Travail collaboratif à plusieurs sur un document

Si votre entreprise possède son infrastructure IT et une équipe qui est responsable de sa maintenance, optez pour ONLYOFFICE Enterprise Edition. C'est une solution auto-hébergée qui est disponible pour Windows ou Linux. En même temps elle peut être déployée en mode SaaS avec un hébergement fiable dans un cloud public.

Les solutions ONLYOFFICE sont complétées par les applications de bureau et mobiles.

Applications mobiles

Même si vous êtes en déplacement, ONLYOFFICE assure l'accès à vos documents grâce aux applications mobiles gratuites pour iOS et Android. Vous avez toujours à votre disposition quatre outils : un traitement de texte, un tableur, un outil de présentation et une visionneuse de fichiers PDF, pour éditer et gérer les documents stockés dans le portail de ONLYOFFICE ou dans d'autres services cloud connectés à ONLYOFFICE.

Applications de bureau

Même si vous êtes hors connexion, continuez votre travail sur les documents avec le client desktop gratuit. ONLYOFFICE Desktop Editors permet d'éditer les documents locaux et co-éditer en temps réel les fichiers via la connexion au cloud ONLYOFFICE, Nextcloud et ownCloud. Les applications de bureau sont disponibles sous Linux, Windows et Mac et représentent une alternative solide à Word, Excel et PowerPoint.

Comme vous le voyez, ONLYOFFICE est une solution à la carte, qui adapte ses propositions et ses outils en fonction des besoins de votre équipe, la taille de votre entreprise et le secteur d'activité.

Article réalisé en partenariat avec ONLYOFFICE

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