Comment choisir son outil de gestion de projet ?

La gestion d’un projet peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Et j’en sais quelque chose puisque je suis chef de projet depuis plus de 10 ans pour le magazine Sciences Humaines, un magazine indépendant situé en Bourgogne loin du tumulte parisien. Lorsque vous vous occupez d’une multitude de projets ou lorsque vous travaillez avec plusieurs intervenants, il n’est pas rare de perdre pied, surtout lorsque vous n’êtes pas organisé (comme c’est mon cas à la base). Pourtant, il existe des solutions développées pour vous aider à réussir la gestion de projet qui vous aideront à mieux coordonner vos tâches et vos relations avec vos collègues, prestataires et partenaires. Comment les choisir ? Quelles sont les meilleurs outils de gestion de projet existants sur le marché ? Obtenez plus d’éclaircissements en lisant cet article.

Un outil de gestion de projet, c’est quoi ?

Le outil de gestion de projet est une solution virtuelle qui permet d’organiser la bonne conduite d’un projet. Elle permet de suivre la méthodologie à appliquer, les différentes étapes et les évolutions du projet.

Si vous souhaitez réussir votre stratégie, le logiciel de gestion de projet est indispensable, car il vous permettra de rassembler en seul lieu, tous les éléments nécessaires pour la concrétisation de vos plans. Il favorise la collaboration et les interactions entre les différentes personnes impliquées.

Quelle est l’utilité d’un outil de gestion de projet ?

Le meilleur outil de gestion de projet est celui qui vous aidera à centraliser l’ensemble de vos tâches. Généralement, ce type de solution propose des fonctionnalités qui servent à allouer les tâches à exécuter. Grâce à elles, le chef de projet maitrise le flux du travail à réaliser.

Le logiciel de gestion de projet offre plusieurs types de vues pour vous permettre de visualiser les différents éléments relatifs à votre projet. Au nombre de ceux-ci, on peut citer :

• le tableau
• le diagramme de Gantt
• le calendrier
• la version liste.

Avec un tel outil, vous pouvez suivre en temps réel toutes les activités et leur évolution. Pour conclure, le logiciel de gestion de projet permet de gagner du temps et d’économiser des ressources.

Quels sont les différents types d’outil de gestion de projet ?

Il existe une multitude d’outils de gestion de projet : outil en mode SaaS, logiciel On-Premise et logiciel Open Source… Découvrez en davantage sur ces différents types de solutions exploitables.

Les outils en mode SaaS

L’une des particularités des logiciels en mode SaaS, c’est qu’ils sont accessibles quel que soit l’endroit où vous vous trouvez tant que vous disposez d’une connexion internet. Ces solutions sont externalisées, ce qui signifie qu’elles ne sont pas installées sur le serveur de l’entreprise.

Pour accéder aux informations détenues sur un serveur externe, vous devez avoir un abonnement internet, ce qui aura pour effet de créer des dépenses supplémentaire mais possède l’avantage d’être une solution souple pour le télétravail.

Ici, les mises à jour sont proposées par l’éditeur, mais elles ne fonctionnent pas sans connexion.

Les logiciels On-premise

Avec les logiciels de gestion de projet en mode On-Premise, les données sont conservées sur le serveur de l’entreprise. En d’autres termes, ce sont des solutions qui peuvent être installées en interne. Le coût est généralement plus faible que pour un logiciel SaaS mais il vous faudra prendre en compte le coût du matériel (serveur par exemple selon la taille de votre entreprise), de l’installation initiale ainsi que les coûts de maintenance. Cette solution n’est pas non plus optimale pour le télétravail (sauf si tous les employés sont équipés en ordinateur portable).

Selon vos besoins, vous pouvez recourir aux logiciels SaaS et On premise dans votre structure.

Classement des 10 meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits ou payants

Si vous êtes à la recherche des meilleurs outils de gestion de projet, voici quelques outils adaptés.

L’outil de gestion de projet novaTime : un outil de gestion de temps et de tâches parfait pour votre organisation

novaTime est un outil qui vous permettra de gérer l’ensemble des activités de votre entreprise ou association. C’est à la fois un outil de gestion de temps et un outil de gestion de tâches qui vous aidera à mieux planifier et organiser vos tâches pour une meilleur productivité !

ProjeQtorn, un logiciel de gestion de projet open source

Disponible en Open Source, ProjeQtor fait le bonheur des chefs projet. Ce logiciel collaboratif et gratuit permet de réaliser toute sorte de travaux. La particularité de cette solution, c’est qu’elle doit être installée sur un ordinateur (logiciel On premise). Si vous êtes un débutant, l’utilisation de ProjeQtor peut être complexe.

Découvrir ProjeQtor

HubSpot, un outil polyvalent

Avec HubSpot, vous pouvez créer et suivre vos projets grâce à une liste de tâches organisables avec les échéances, les responsables et les ressources complémentaires. Ce logiciel de gestion de projets est facile à prendre en main. En l’associant aux logiciels marketing et aux CRM de HubSpot, vous centraliserez toutes les données importantes.

L’inconvénient avec cet outil, c’est qu’il ne possède pas de version gratuite. Pour obtenir le logiciel de gestion de projet HubSpot, vous devez souscrire à une version Pro accessible à partir de 740 euros par mois, ce qui n’est pas accessible à toutes les bourses.

Découvrir HubSpot

Freedcamp, un outil de gestion de projet polyvalent gratuit

Freedcamp est un outil de gestion performant. Avec cette dernière, vous aurez accès à l’intégration à Google Drive, à l’utilisation d’un CRM et à l’élaboration de diagrammes de Gantt.

L’outil, autrefois payant, est maintenant disponible gratuitement !

Découvrir Freedcamp

Trello : organiser vos tâches façon post-it

Trello est un outil de gestion de projet très populaire. Facile à utiliser, cette solution présente un tableau sur lequel il faut accrocher des post-it virtuels. Selon vos préférences, vous pouvez générer des cartes à attribuer aux collaborateurs et définir l’urgence d’une tâche.

Le principal avantage de Trello, c’est l’accessibilité de son interface et son concept assez particulier, facile à prendre en main pour tous les utilisateurs.

Malheureusement, sa version basique ne répond pas à l’ensemble des besoins d’un projet. Vous devez donc souscrire une offre supérieure pour réaliser vos opérations. La version payante de Trello est à 5 dollars par mois et par utilisateur.

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Asana, une alternative crédible à Trello

Asana est une solution SaaS qui s’illustre comme une alternative crédible à Trello. Avec son interface colorée et agréable à utiliser, il convainc plusieurs chefs de projet.

Pour profiter des fonctionnalités essentielles de cet outil, vous devez souscrire la formule payante. Le problème avec Asana, c’est que plusieurs options nécessitent un long temps d’adaptation. Prévoyez 10.99 euros par mois pour souscrire la version payante de ce logiciel de gestion des projets.

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Microsoft Project : la solution de gestion de projets de Microsoft 365

MS Project permet de gérer les petits et les grands projets. Disponible en SaaS via Microsoft 365, il permet la collaboration à distance grâce à l’intégration des outils Microsoft comme Microsoft Teams (outil de visioconférence) ou Microsoft OneDrive (stockage des fichiers dans le Cloud) et il offre des fonctionnalités telles que la planification et la répartition des tâches. Comme avantage, on note l’adaptation aux méthodes de gestion en cascade et Agile.

Comme HubSpot, MS Project ne dispose pas d’une version gratuite, il est disponible à partir de 8.40 euros par mois.

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Zoho Project

Si vous êtes à la recherche d’un outil qui vous offre plusieurs niveaux de fonctionnalités en fonction de votre abonnement, Zoho Project est ce qu’il vous faut. Cette solution mise également sur la tendance « réseau social » et ajoute une messagerie instantanée à son outil.

En dehors des rapports d’analyse et des graphiques, vous pouvez établir des feuilles de suivi de temps. L’inconvénient avec Zoho Project, c’est que son interface n’est pas très intuitive. Pour profiter de ses services, il existe une version gratuite de 10 jours. Lorsque le délai s’écoule, vous devez faire un abonnement de 5 euros par utilisateur, tous les mois.

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Wrike

Avec Wrike, vous aurez droit à une version basique gratuite du logiciel de planning. Avec ce logiciel, vous bénéficierez d’extensions avancées, de gestion du temps et de paramétrage de confidentialité. Il vous offre une multitude de services utiles pour atteindre vos objectifs.

Malheureusement, sa version gratuite est limitée à cinq utilisateurs. Vous devrez vous tourner vers les versions payantes qui sont à 9.80 dollars / utilisateur / mois.

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Basecamp

Basecamp est connu pour être un logiciel qui simplifie la communication et les échanges en interne et avec les clients, grâce à la centralisation des documents et la messagerie instantanée. Avec sa simplicité et sa stabilité, il représente une valeur sûre. Pour l’obtenir, vous devez payer un tarif unique de 99 euros par mois.

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Monday.com

Malgré ses fonctionnalités avancées, Monday.com s’illustre comme l’une des solutions de gestion de projets facile à utiliser. Grâce à elle, vous pouvez importer les données, définir et prioriser les tâches.

Le petit bémol avec ce logiciel, c’est que sa version payante basique ne convainc pas comme celle des concurrents. Comptez 8 euros / utilisateur / mois pour en profiter.

Découvrir Monday.com

En définitive, les logiciels de gestion de projet sont essentiels pour conduire un projet de A à Z. N’hésitez pas à choisir la solution qui vous correspond parmi les 10 outils proposés ici.

Bonus : top 4 des outils de gestion de projet gratuits en vidéo

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