Les 10 meilleurs outils de gestion de projet

La gestion d’un projet peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Et j’en sais quelque chose puisque je suis chef de projet depuis plus de 10 ans pour le magazine Sciences Humaines, un magazine indépendant situé en Bourgogne loin du tumulte parisien. Lorsque vous vous occupez d’une multitude de projets ou lorsque vous travaillez avec plusieurs intervenants, il n’est pas rare de perdre pied, surtout lorsque vous n’êtes pas organisé (comme c’est mon cas à la base). Pourtant, il existe des solutions développées pour vous aider à réussir la gestion de projet qui vous aideront à mieux coordonner vos tâches et vos relations avec vos collègues, prestataires et partenaires. Comment les choisir ? Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet existants sur le marché ? Obtenez plus d’éclaircissements en lisant cet article.

Un outil de gestion de projet, c’est quoi ?

Un outil de gestion de projet est une solution numérique qui permet d’organiser la bonne conduite d’un projet. Il permet de suivre la méthodologie à appliquer, les différentes étapes et les évolutions du projet.

Si vous souhaitez réussir votre stratégie, le logiciel de gestion de projet est indispensable, car il vous permettra de rassembler en seul lieu, tous les éléments nécessaires pour la concrétisation de vos plans. Il favorise la collaboration et les interactions entre les différentes personnes impliquées.

Quelle est l’utilité d’un outil de gestion de projet ?

Le meilleur outil de gestion de projet est celui qui vous aidera à centraliser l’ensemble de vos tâches. Généralement, ce type de solution propose des fonctionnalités qui servent à allouer les tâches à exécuter. Grâce à elles, le chef de projet maitrise le flux du travail à réaliser.

Le logiciel de gestion de projet offre plusieurs types de vues pour vous permettre de visualiser les différents éléments relatifs à votre projet. Au nombre de ceux-ci, on peut citer :

• le tableau
• le diagramme de Gantt
• le calendrier
• la version liste.

Avec un tel outil, vous pouvez suivre en temps réel toutes les activités et leur évolution. Pour conclure, le logiciel de gestion de projet permet de gagner du temps et d’économiser des ressources.

Quels sont les différents types d’outil de gestion de projet ?

Il existe une multitude d’outils de gestion de projet : outil en mode SaaS, logiciel On-Premise et logiciel Open Source… Découvrez en davantage sur ces différents types de solutions exploitables.

Les outils en mode SaaS

L’une des particularités des logiciels en mode SaaS, c’est qu’ils sont accessibles partout, tant que vous disposez d’une connexion internet. Ces solutions sont externalisées, ce qui signifie qu’elles ne sont pas installées sur le serveur de l’entreprise.

Pour accéder aux informations détenues sur un serveur externe, vous devez avoir un abonnement internet, ce qui crée des dépenses supplémentaires mais possède l’avantage d’être une solution souple pour le télétravail.

Ici, les mises à jour sont proposées par l’éditeur, mais elles ne fonctionnent pas sans connexion.

Les logiciels On-premise

Avec les logiciels de gestion de projet en mode On-Premise, les données sont conservées sur le serveur de l’entreprise. En d’autres termes, ce sont des solutions qui peuvent être installées en interne. Le coût est généralement plus faible que pour un logiciel SaaS mais il vous faudra prendre en compte le coût du matériel (serveur par exemple selon la taille de votre entreprise), de l’installation initiale ainsi que les coûts de maintenance. Cette solution n’est pas non plus optimale pour le télétravail (sauf si tous les employés sont équipés en ordinateur portable).

Selon vos besoins, vous pouvez utiliser à la fois des logiciels SaaS et On-Premise dans votre structure. Pour bien organiser vos fichiers, vous pouvez aussi vous appuyer sur une suite bureautique comme Microsoft 365 en complément de votre outil de gestion de projet.

Gratuit ou payant : comment trancher ?

Le prix ne fait pas tout. Un outil gratuit comme Freedcamp ou ProjeQtor suffit souvent pour une petite équipe ou un usage personnel. Mais dès que vous dépassez quelques utilisateurs, ou que vous avez besoin de rapports avancés, les versions payantes deviennent vite utiles. Avant de souscrire, posez-vous trois questions simples : combien de personnes vont utiliser l’outil, avez-vous besoin de travailler à distance, et quelles intégrations vous sont indispensables (agenda, stockage, messagerie) ?

Pensez aussi à tester chaque solution pendant sa période d’essai. La plupart des éditeurs proposent un accès gratuit de quelques jours, largement suffisant pour vous faire une idée de l’interface et du confort d’utilisation au quotidien.

Diagramme de Gantt, Kanban : quelle vue choisir ?

La plupart des outils présentés ici proposent plusieurs façons de visualiser un projet. Le tableau Kanban (le système de cartes à déplacer, comme chez Trello) convient aux petites équipes qui veulent voir l’avancement d’un coup d’œil. Le diagramme de Gantt, lui, affiche les tâches sous forme de barres dans le temps : idéal pour planifier des projets longs avec des dépendances entre les étapes. Si vous voulez aller plus loin sur ce point, notre guide sur la création de diagrammes avec EdrawMax complète bien le sujet.

Classement des 11 meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits ou payants

Voici les 11 meilleurs outils de gestion de projet que j’ai passés en revue. Sachez que les tarifs indiqués sont ceux des formules d’entrée de gamme : ils bougent souvent, vérifiez-les sur le site de l’éditeur avant de vous engager.

L’outil de gestion de projet novaTime : un outil de gestion de temps et de tâches parfait pour votre organisation

novaTime est un outil qui vous permettra de gérer l’ensemble des activités de votre entreprise ou association. C’est à la fois un outil de gestion de temps et un outil de gestion de tâches qui vous aidera à mieux planifier et organiser vos tâches pour une meilleure productivité !

1. HubSpot, un outil polyvalent

Avec HubSpot, vous pouvez créer et suivre vos projets grâce à une liste de tâches organisables avec les échéances, les responsables et les ressources complémentaires. Ce logiciel de gestion de projets est facile à prendre en main. En l’associant aux logiciels marketing et aux CRM de HubSpot, vous centraliserez toutes les données importantes.

L’inconvénient avec cet outil, c’est que sa version gratuite reste très limitée : le CRM gratuit se contente de tâches basiques pour 2 utilisateurs. Pour profiter des fonctions de gestion de projet complètes, il faut passer sur les offres payantes des « Hubs », et les formules Pro grimpent vite à plusieurs centaines d’euros par mois. Ça pique pour une petite structure.

2. Trello : organiser vos tâches façon post-it

Trello est un outil de gestion de projet très populaire. Facile à utiliser, cette solution présente un tableau sur lequel il faut accrocher des post-it virtuels. Selon vos préférences, vous pouvez générer des cartes à attribuer aux collaborateurs et définir l’urgence d’une tâche.

Le principal avantage de Trello, c’est l’accessibilité de son interface et son concept assez particulier, facile à prendre en main pour tous les utilisateurs.

Malheureusement, sa version basique ne répond pas à l’ensemble des besoins d’un projet. Vous devez donc souscrire une offre supérieure pour réaliser vos opérations. La formule Standard de Trello coûte environ 5 € par mois et par utilisateur en facturation annuelle (un peu plus en mensuel).

3. Asana, une alternative crédible à Trello

Asana est une solution SaaS qui s’illustre comme une alternative crédible à Trello. Avec son interface colorée et agréable à utiliser, il convainc plusieurs chefs de projet.

Pour profiter des fonctionnalités essentielles de cet outil, vous devez souscrire la formule payante. Le problème avec Asana, c’est que plusieurs options nécessitent un long temps d’adaptation. Prévoyez environ 11 € par utilisateur et par mois (formule Starter, facturation annuelle) pour la version payante de ce logiciel de gestion des projets.

4. Microsoft Project : la solution de gestion de projets de Microsoft 365

MS Project permet de gérer les petits et les grands projets. Disponible en SaaS via Microsoft 365, il permet la collaboration à distance grâce à l’intégration des outils Microsoft comme Microsoft Teams (outil de visioconférence) ou Microsoft OneDrive (stockage des fichiers dans le Cloud) et il offre des fonctionnalités telles que la planification et la répartition des tâches. Comme avantage, on note l’adaptation aux méthodes de gestion en cascade et Agile.

MS Project ne dispose pas d’une version gratuite. L’offre d’entrée, rebaptisée Planner Plan 1 (ex-Project Plan 1), démarre autour de 10 € HT par utilisateur et par mois.

5. ProjeQtor, un logiciel de gestion de projet open source

Disponible en Open Source, ProjeQtor fait le bonheur des chefs projet. Ce logiciel collaboratif et gratuit permet de réaliser toute sorte de travaux. La particularité de cette solution, c’est qu’elle doit être installée sur un ordinateur (logiciel On premise). Si vous êtes un débutant, l’utilisation de ProjeQtor peut être complexe.

6. Freedcamp, un outil de gestion de projet polyvalent gratuit

Freedcamp est un outil de gestion complet. Sa formule gratuite couvre déjà les tâches, le calendrier, les discussions et le suivi du temps, pour un nombre illimité d’utilisateurs. L’intégration à Google Drive, le CRM et le diagramme de Gantt sont en revanche réservés aux offres payantes.

Bonne nouvelle : ces formules payantes restent parmi les moins chères du marché, à partir de 1,50 € environ par utilisateur et par mois.

7. Zoho Projects

Si vous êtes à la recherche d’un outil qui vous offre plusieurs niveaux de fonctionnalités en fonction de votre abonnement, Zoho Projects est ce qu’il vous faut. Cette solution mise également sur la tendance « réseau social » et ajoute une messagerie instantanée à son outil.

En dehors des rapports d’analyse et des graphiques, vous pouvez établir des feuilles de suivi de temps. L’inconvénient avec Zoho Projects, c’est que son interface n’est pas très intuitive. Une formule gratuite existe, limitée à 3 projets. Au-delà, l’offre Premium démarre à 4 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle (5 € en mensuel).

8. Wrike

Avec Wrike, vous aurez droit à une version basique gratuite du logiciel de planning. Avec ce logiciel, vous bénéficierez d’extensions avancées, de gestion du temps et de paramétrage de confidentialité. Il vous offre une multitude de services utiles pour atteindre vos objectifs.

Sa version gratuite accepte un nombre illimité d’utilisateurs, mais elle reste vite limitée : pas d’automatisations et seulement 2 Go de stockage. Pour aller plus loin, l’offre Team démarre autour de 10 € par utilisateur et par mois.

9. Basecamp

Basecamp est connu pour être un logiciel qui simplifie la communication et les échanges en interne et avec les clients, grâce à la centralisation des documents et la messagerie instantanée. Avec sa simplicité et sa stabilité, il représente une valeur sûre. Côté tarifs, deux options : environ 15 € par utilisateur et par mois, ou un forfait illimité autour de 300 € par mois en facturation annuelle, rentable au-delà d’une vingtaine de personnes.

10. Monday.com

Malgré ses fonctionnalités avancées, Monday.com s’illustre comme l’une des solutions de gestion de projets facile à utiliser. Grâce à elle, vous pouvez importer les données, définir et prioriser les tâches.

Le petit bémol avec ce logiciel, c’est que sa version payante basique ne convainc pas comme celle des concurrents. Comptez environ 9 € par utilisateur et par mois pour la formule Basic (facturation annuelle, 3 utilisateurs minimum).

Mon conseil : quel outil de gestion de projet choisir selon votre situation ?

Onze outils, c’est beaucoup. Alors voici ce que je ferais à votre place, selon votre profil.

• Seul ou en petite équipe : prenez Trello. La version gratuite suffit pour démarrer et vous serez opérationnel en dix minutes.
• Plusieurs projets en parallèle avec des échéances serrées : Asana ou Monday.com tiennent mieux la route, avec leurs vues chronologiques et leurs tableaux de bord.
• Déjà équipé en Microsoft 365 : restez dans l’écosystème avec Microsoft Project ou Planner. Teams, OneDrive et Outlook se branchent sans effort.
• Besoin de mesurer le temps passé par chaque collaborateur : novaTime est pensé pour ça.
• Budget nul ou données à garder en interne : ProjeQtor en On-Premise, ou Freedcamp dans sa version gratuite.

Petit conseil : regardez aussi où sont hébergées vos données. Si vous manipulez des informations sur vos clients, un hébergement dans l’Union européenne vous simplifie franchement la vie côté RGPD. Et si aucun de ces logiciels ne colle à votre façon de travailler, jetez un œil aux outils no code de gestion de projet, que vous configurez vous-même selon vos process.

Bonus : top 4 des outils de gestion de projet gratuits en vidéo