Comment choisir son outil de gestion de projet ?
La gestion d’un projet peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Et j’en sais quelque chose puisque je suis chef de projet depuis plus de 10 ans pour le magazine Sciences Humaines, un magazine indépendant situé en Bourgogne loin du tumulte parisien. Lorsque vous vous occupez d’une multitude de projets ou lorsque vous travaillez avec plusieurs intervenants, il n’est pas rare de perdre pied, surtout lorsque vous n’êtes pas organisé (comme c’est mon cas à la base). Pourtant, il existe des solutions développées pour vous aider à réussir la gestion de projet qui vous aideront à mieux coordonner vos tâches et vos relations avec vos collègues, prestataires et partenaires. Comment les choisir ? Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet existants sur le marché ? Obtenez plus d’éclaircissements en lisant cet article.
📌 L’essentiel à retenir
Un outil de gestion de projet centralise vos tâches, vos délais et vos échanges au même endroit. Il existe deux grandes familles : les solutions SaaS (en ligne, par abonnement) et les logiciels On-Premise (installés sur votre serveur). Pour choisir, regardez votre budget, le nombre d’utilisateurs et le besoin de travail à distance. Parmi les 10 outils comparés ici, Trello, Asana et Monday.com conviennent aux petites équipes, tandis que HubSpot et Microsoft Project visent les structures plus exigeantes.
Un outil de gestion de projet, c’est quoi ?
Un outil de gestion de projet est une solution numérique qui permet d’organiser la bonne conduite d’un projet. Il permet de suivre la méthodologie à appliquer, les différentes étapes et les évolutions du projet.
Si vous souhaitez réussir votre stratégie, le logiciel de gestion de projet est indispensable, car il vous permettra de rassembler en seul lieu, tous les éléments nécessaires pour la concrétisation de vos plans. Il favorise la collaboration et les interactions entre les différentes personnes impliquées.
Quelle est l’utilité d’un outil de gestion de projet ?
Le meilleur outil de gestion de projet est celui qui vous aidera à centraliser l’ensemble de vos tâches. Généralement, ce type de solution propose des fonctionnalités qui servent à allouer les tâches à exécuter. Grâce à elles, le chef de projet maitrise le flux du travail à réaliser.
Le logiciel de gestion de projet offre plusieurs types de vues pour vous permettre de visualiser les différents éléments relatifs à votre projet. Au nombre de ceux-ci, on peut citer :
- le tableau
- le diagramme de Gantt
- le calendrier
- la version liste.
Avec un tel outil, vous pouvez suivre en temps réel toutes les activités et leur évolution. Pour conclure, le logiciel de gestion de projet permet de gagner du temps et d’économiser des ressources.
Quels sont les différents types d’outil de gestion de projet ?
Il existe une multitude d’outils de gestion de projet : outil en mode SaaS, logiciel On-Premise et logiciel Open Source… Découvrez en davantage sur ces différents types de solutions exploitables.
Les outils en mode SaaS
L’une des particularités des logiciels en mode SaaS, c’est qu’ils sont accessibles partout, tant que vous disposez d’une connexion internet. Ces solutions sont externalisées, ce qui signifie qu’elles ne sont pas installées sur le serveur de l’entreprise.
Pour accéder aux informations détenues sur un serveur externe, vous devez avoir un abonnement internet, ce qui crée des dépenses supplémentaires mais possède l’avantage d’être une solution souple pour le télétravail.
Ici, les mises à jour sont proposées par l’éditeur, mais elles ne fonctionnent pas sans connexion.
Les logiciels On-premise
Avec les logiciels de gestion de projet en mode On-Premise, les données sont conservées sur le serveur de l’entreprise. En d’autres termes, ce sont des solutions qui peuvent être installées en interne. Le coût est généralement plus faible que pour un logiciel SaaS mais il vous faudra prendre en compte le coût du matériel (serveur par exemple selon la taille de votre entreprise), de l’installation initiale ainsi que les coûts de maintenance. Cette solution n’est pas non plus optimale pour le télétravail (sauf si tous les employés sont équipés en ordinateur portable).
Selon vos besoins, vous pouvez utiliser à la fois des logiciels SaaS et On-Premise dans votre structure. Pour bien organiser vos fichiers, vous pouvez aussi vous appuyer sur une suite bureautique comme Microsoft 365 en complément de votre outil de gestion de projet.
Gratuit ou payant : comment trancher ?
Le prix ne fait pas tout. Un outil gratuit comme Freedcamp ou ProjeQtor suffit souvent pour une petite équipe ou un usage personnel. Mais dès que vous dépassez quelques utilisateurs, ou que vous avez besoin de rapports avancés, les versions payantes deviennent vite utiles. Avant de souscrire, posez-vous trois questions simples : combien de personnes vont utiliser l’outil, avez-vous besoin de travailler à distance, et quelles intégrations vous sont indispensables (agenda, stockage, messagerie) ?
Pensez aussi à tester chaque solution pendant sa période d’essai. La plupart des éditeurs proposent un accès gratuit de quelques jours, largement suffisant pour vous faire une idée de l’interface et du confort d’utilisation au quotidien.
Diagramme de Gantt, Kanban : quelle vue choisir ?
La plupart des outils présentés ici proposent plusieurs façons de visualiser un projet. Le tableau Kanban (le système de cartes à déplacer, comme chez Trello) convient aux petites équipes qui veulent voir l’avancement d’un coup d’œil. Le diagramme de Gantt, lui, affiche les tâches sous forme de barres dans le temps : idéal pour planifier des projets longs avec des dépendances entre les étapes. Si vous voulez aller plus loin sur ce point, notre guide sur la création de diagrammes avec EdrawMax complète bien le sujet.
Classement des 10 meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits ou payants
Si vous êtes à la recherche des meilleurs outils de gestion de projet, voici quelques outils adaptés.
L’outil de gestion de projet novaTime : un outil de gestion de temps et de tâches parfait pour votre organisation
novaTime est un outil qui vous permettra de gérer l’ensemble des activités de votre entreprise ou association. C’est à la fois un outil de gestion de temps et un outil de gestion de tâches qui vous aidera à mieux planifier et organiser vos tâches pour une meilleure productivité !
HubSpot, un outil polyvalent
Avec HubSpot, vous pouvez créer et suivre vos projets grâce à une liste de tâches organisables avec les échéances, les responsables et les ressources complémentaires. Ce logiciel de gestion de projets est facile à prendre en main. En l’associant aux logiciels marketing et aux CRM de HubSpot, vous centraliserez toutes les données importantes.
L’inconvénient avec cet outil, c’est qu’il ne possède pas de version gratuite. Pour obtenir le logiciel de gestion de projet HubSpot, vous devez souscrire à une version Pro accessible à partir de 740 euros par mois, ce qui n’est pas accessible à toutes les bourses.
Trello : organiser vos tâches façon post-it
Trello est un outil de gestion de projet très populaire. Facile à utiliser, cette solution présente un tableau sur lequel il faut accrocher des post-it virtuels. Selon vos préférences, vous pouvez générer des cartes à attribuer aux collaborateurs et définir l’urgence d’une tâche.
Le principal avantage de Trello, c’est l’accessibilité de son interface et son concept assez particulier, facile à prendre en main pour tous les utilisateurs.
Malheureusement, sa version basique ne répond pas à l’ensemble des besoins d’un projet. Vous devez donc souscrire une offre supérieure pour réaliser vos opérations. La version payante de Trello est à 5 dollars par mois et par utilisateur.
Asana, une alternative crédible à Trello
Asana est une solution SaaS qui s’illustre comme une alternative crédible à Trello. Avec son interface colorée et agréable à utiliser, il convainc plusieurs chefs de projet.
Pour profiter des fonctionnalités essentielles de cet outil, vous devez souscrire la formule payante. Le problème avec Asana, c’est que plusieurs options nécessitent un long temps d’adaptation. Prévoyez 10.99 euros par mois pour souscrire la version payante de ce logiciel de gestion des projets.
Microsoft Project : la solution de gestion de projets de Microsoft 365
MS Project permet de gérer les petits et les grands projets. Disponible en SaaS via Microsoft 365, il permet la collaboration à distance grâce à l’intégration des outils Microsoft comme Microsoft Teams (outil de visioconférence) ou Microsoft OneDrive (stockage des fichiers dans le Cloud) et il offre des fonctionnalités telles que la planification et la répartition des tâches. Comme avantage, on note l’adaptation aux méthodes de gestion en cascade et Agile.
Comme HubSpot, MS Project ne dispose pas d’une version gratuite, il est disponible à partir de 8.40 euros par mois.
ProjeQtor, un logiciel de gestion de projet open source
Disponible en Open Source, ProjeQtor fait le bonheur des chefs projet. Ce logiciel collaboratif et gratuit permet de réaliser toute sorte de travaux. La particularité de cette solution, c’est qu’elle doit être installée sur un ordinateur (logiciel On premise). Si vous êtes un débutant, l’utilisation de ProjeQtor peut être complexe.
Freedcamp, un outil de gestion de projet polyvalent gratuit
Freedcamp est un outil de gestion performant. Avec cette dernière, vous aurez accès à l’intégration à Google Drive, à l’utilisation d’un CRM et à l’élaboration de diagrammes de Gantt.
L’outil, autrefois payant, est maintenant disponible gratuitement !
Zoho Project
Si vous êtes à la recherche d’un outil qui vous offre plusieurs niveaux de fonctionnalités en fonction de votre abonnement, Zoho Project est ce qu’il vous faut. Cette solution mise également sur la tendance « réseau social » et ajoute une messagerie instantanée à son outil.
En dehors des rapports d’analyse et des graphiques, vous pouvez établir des feuilles de suivi de temps. L’inconvénient avec Zoho Project, c’est que son interface n’est pas très intuitive. Pour profiter de ses services, il existe une version gratuite de 10 jours. Lorsque le délai s’écoule, vous devez faire un abonnement de 5 euros par utilisateur, tous les mois.
Wrike
Avec Wrike, vous aurez droit à une version basique gratuite du logiciel de planning. Avec ce logiciel, vous bénéficierez d’extensions avancées, de gestion du temps et de paramétrage de confidentialité. Il vous offre une multitude de services utiles pour atteindre vos objectifs.
Malheureusement, sa version gratuite est limitée à cinq utilisateurs. Vous devrez vous tourner vers les versions payantes qui sont à 9.80 dollars / utilisateur / mois.
Basecamp
Basecamp est connu pour être un logiciel qui simplifie la communication et les échanges en interne et avec les clients, grâce à la centralisation des documents et la messagerie instantanée. Avec sa simplicité et sa stabilité, il représente une valeur sûre. Pour l’obtenir, vous devez payer un tarif unique de 99 euros par mois.
Monday.com
Malgré ses fonctionnalités avancées, Monday.com s’illustre comme l’une des solutions de gestion de projets facile à utiliser. Grâce à elle, vous pouvez importer les données, définir et prioriser les tâches.
Le petit bémol avec ce logiciel, c’est que sa version payante basique ne convainc pas comme celle des concurrents. Comptez 8 euros / utilisateur / mois pour en profiter.
Bonus : top 4 des outils de gestion de projet gratuits en vidéo
Foire aux questions
Quel est le meilleur outil de gestion de projet gratuit ?
Freedcamp et ProjeQtor sont deux solutions gratuites solides. Freedcamp fonctionne en ligne et intègre Google Drive, le diagramme de Gantt et un CRM. ProjeQtor s’installe sur votre serveur et convient aux utilisateurs un peu plus à l’aise techniquement.
Trello ou Asana : lequel choisir ?
Trello mise sur la simplicité avec son système de cartes facile à prendre en main, parfait pour débuter. Asana offre plus de fonctionnalités pour suivre des projets complexes, mais demande un temps d’adaptation plus long. Pour une petite équipe, Trello suffit souvent.
Quelle différence entre un logiciel SaaS et On-Premise ?
Un logiciel SaaS est hébergé en ligne et accessible partout via une connexion internet, par abonnement. Un logiciel On-Premise s’installe sur le serveur de votre entreprise : vos données restent chez vous, mais il faut gérer le matériel et la maintenance.
Faut-il forcément payer pour un bon outil de gestion de projet ?
Non. Pour un usage personnel ou une petite équipe, les versions gratuites de Trello, Freedcamp ou Wrike suffisent largement. Les abonnements payants deviennent utiles quand vous dépassez quelques utilisateurs ou que vous avez besoin de rapports et d’intégrations avancées.
Un outil de gestion de projet convient-il au télétravail ?
Oui, à condition de choisir une solution SaaS accessible en ligne. Trello, Asana, Monday.com ou Microsoft Project permettent à toute l’équipe de collaborer à distance, de partager des fichiers et de suivre l’avancement en temps réel, où que se trouvent les membres.
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