L’espace de productivité ONLYOFFICE Workspace s’améliore et s’enrichit de nouvelles mesures de sécurité

Qu’est-ce que c’est qu’ONLYOFFICE Workspace renouvelé ?

Pour créer un espace de travail collaboratif où les employés peuvent interagir en ligne, il faut choisir les bons outils logiciels. Le marché actuel des logiciels de collaboration offre de nombreuses options différentes, y compris des solutions bien connues telles que Google Workspace et Microsoft 365. Malgré leurs nombreuses fonctionnalités, ces outils ne sont pas le meilleur choix pour les équipes et les entreprises soucieuses de la confidentialité de leurs données. Le coût est un autre problème.

Si vous avez besoin d’un logiciel fiable pour créer un environnement collaboratif, il peut être judicieux d’essayer ONLYOFFICE Workspace. Cette solution est probablement moins connue que ses concurrents de Google et Microsoft, mais elle offre le même niveau de fonctionnalité et des fonctions de sécurité plus avancées.

Nous avons déjà parlé d’ONLYOFFICE Workspace dans cet article. En bref, c’est une solution de productivité open-source qui comprend une suite bureautique en ligne et un ensemble d’applications pour une gestion d’équipe efficace et une collaboration en ligne. Tous les composants sont accessibles via une interface unique, de sorte que vous n’avez pas besoin de passer d’un outil à l’autre pour accomplir votre travail :

• Documents pour gérer des fichiers et vous permettre seulement de stocker des documents et des images, mais aussi de lire des fichiers audio et vidéo dans tous les formats courants.
• Projets pour créer des projets individuels et collectifs et suivre l’avancement de chacun d’entre eux. Pour garder le contrôle, vous pouvez créer des tâches avec des sous-tâches et des jalons et les assigner à des utilisateurs responsables. Des diagrammes de Gantt peuvent vous aider à analyser l’avancement de chaque projet.
• Mail pour la gestion du courrier. Il vous permet de créer des boîtes aux lettres d’entreprise distinctes pour tous les employés et de connecter des services tiers tels que Gmail. Vous pouvez trier et filtrer les courriels, ajouter des étiquettes et créer des modèles.
• CRM pour créer et modifier votre base de données clients et ajouter des informations sur vos clients actuels et potentiels en temps réel.
• Calendrier pour créer des calendriers individuels ou de groupe pour garder une trace de tous les événements importants afin de ne rien manquer.

ONLYOFFICE Workspace a été récemment mis à jour en version 12.5 avec des nouveautés telles que des outils supplémentaires pour une authentification plus forte et un contrôle d’accès au portail, des multiples liens pour le partage externe de documents et de dossiers, un thème sombre, une synchronisation IMAPSync optimisée, et bien d’autres.

Comment sécuriser l’espace de travail ?

Lorsqu’il s’agit de solutions collaboratives pour les entreprises, il est très important de s’assurer d’une sécurité et d’une confidentialité maximales. ONLYOFFICE Workspace offre une approche complète de ces questions et garantit que toutes les informations traitées dans la suite sont en sécurité : HTTPS, chiffrement de données, protection Jason Web Token, authentification à deux facteurs, autorisations d’accès, sauvegardes manuelles et automatiques des données.

Dans la nouvelle version, la protection de la procédure de connexion devient encore plus appropriée grâce aux nouvelles options mises en place.

Protection de la connexion.

La protection de la procédure de connexion devient encore plus appropriée grâce aux nouvelles options mises en place. Il est désormais possible de définir une limite de tentatives de connexion infructueuses, ainsi qu’une durée de blocage et une période de vérification, afin d’empêcher les attaques par force brute. Lorsque la limite spécifiée est atteinte, les tentatives provenant de l’adresse IP associée sont interdites pendant la période choisie.

Extension de l’authentification à deux facteurs.

En plus de l’activation existante de l’authentification à deux facteurs, vous pouvez sélectionner des adresses IP de confiance pour lesquelles l’authentification à deux facteurs n’est pas requise, ainsi que des utilisateurs et des groupes pour lesquels l’authentification à deux facteurs est obligatoire.

Critères de création de mots de passe étendus.

Définir le nombre maximal (et minimal) de caractères d’un mot de passe.

Optimisation de la gestion des documents.

Dans le module Documents, vous pouvez générer plusieurs liens de partage externe pour le même fichier. En outre, vous pouvez définir des limites de temps et des mots de passe pour les documents partagés en externe afin de mieux les protéger.

En outre, il est désormais possible de partager des dossiers via des liens externes (il est également possible de définir des limites de temps et des mots de passe pour les dossiers). Dans ce cas, tous les sous-dossiers et les fichiers qu’ils contiennent hériteront du lien externe.

Qu’est-ce qu’apporte la suite bureautique intégrée ?

La plateforme de productivité ONLYOFFICE Workspace comprend la dernière version des éditeurs en ligne ONLYOFFICE Docs dont la nouvelle version 7.3 est sortie récemment également avec des rôles de destinataire pour le remplissage des champs, SmartArt, Fenêtre Espion, équations Unicode et LaTeX. L’un des atouts de la nouvelle version est l’ajout de plugins ChatGPT et Zoom.

Communication avec votre équipe en ligne avec Zoom

La communication est l’un des facteurs importants pour une collaboration efficace. En utilisant l’espace de travail ONLYOFFICE, vous pouvez communiquer avec vos coéquipiers de différentes manières. Lorsque vous écrivez des documents en temps réel, vous pouvez laisser des commentaires et échanger des messages avec d’autres utilisateurs via le chat intégré. Vous pouvez aussi ajouter les plugins Telegram, Jitsi et Rainbow pour permettre de passer des appels audio et vidéo sans fermer les éditeurs ONLYOFFICE.

La nouvelle option Zoom s’ajoute à cette gamme. Zoom est un service de vidéoconférence qui vous permet de participer à des réunions virtuelles, d’assister et d’organiser des webinaires, et de discuter à distance avec vos collègues et amis.

Dans ONLYOFFICE Docs, vous avez accès aux appels vidéo et audio à l’intérieur des éditeurs. Vous pouvez commencer, planifier et rejoindre des réunions, configurer les paramètres de réunion et utiliser tous les outils Zoom essentiels dans l’interface familière.

Intelligence artificielle via ChatGPT

Le module complémentaire ChatGPT intègre ChatGPT, le chatbot basé sur l’IA développé par OpenAI. De nombreuses utilisations populaires de ChatGPT se retrouvent dans l’écriture de textes, et c’est pourquoi l’intégration d’un tel outil dans une suite bureautique peut être d’une grande aide dans les tâches quotidiennes d’édition de documents.

En l’utilisant, vous êtes en mesure d’obtenir des réponses précises à vos questions, de trouver rapidement des informations, de générer des textes, et même de faire construire votre code directement dans ONLYOFFICE Docs.

ONLYOFFICE Workspace est disponible dans la version auto-hébergée ou dans le cloud. Pour tester la solution une période gratuite de 30 jours est proposée.

Article réalisé en partenariat avec ONLYOFFICE

A lire aussi

Une alternative sécurisée et européenne à Google Workspace : ONLYOFFICE Workspace ONLYOFFICE : une solution bureautique collaborative alternative Les alternatives gratuites à Word et Excel (suite Microsoft Office) Comment créer facilement un fichier PDF ?