Une alternative sécurisée et européenne à Google Workspace : ONLYOFFICE Workspace

Temps de lecture estimé : 5 minutes

Dernière mise à jour : le 11/11/2020

Alors que le télétravail gagne du terrain en France et au-delà depuis le confinement, il est primordial de pouvoir s’appuyer sur des outils collaboratifs puissants et performants. C’est pour cela que les éditeurs des suites logicielles regroupent des outils numériques disponibles pour proposer des solutions à la carte permettant d’assurer la continuité des activités et optimiser le travail en équipe et/ou en home-office.

Ce mois d’octobre, le géant américain Google a réuni sous la même marque, Google Workspace, l'ensemble de ses services pour les professionnels qui sont désormais accessibles via une même interface. Bien que cette suite, particulièrement complète et performante, possède tous les outils de communication et de collaboration nécessaires, plusieurs organisations cherchent à la remplacer par une alternative européenne libre pour les raisons du coût de la licence et de la protection de données des utilisateurs.

Presque en même temps, l’éditeur letton Ascensio System SIA lance sa nouvelle solution ONLYOFFICE Workspace dont les outils d’édition et de co-édition, présentés dans cet article, sont couplés à des applications de productivité.

Voyons de plus près qu’est-ce qui rend ONLYOFFICE Workspace une alternative solide à la workplace digitale offerte par Google.

ONLYOFFICE Workplace, une alternative à Google Works

ONLYOFFICE Workspace : un espace optimisé pour mieux travailler au quotidien

ONLYOFFICE Workspace est une série d’applications web qui sont harmonieusement rassemblées autour d’une seule plateforme open source :

  • ONLYOFFICE Docs : une suite bureautique en ligne alternative à MS Office Online et Google Docs qui les dépasse même sur certains points tels que compatibilité des formats, fidélité de l’affichage du contenu, aspects collaboratifs, etc.
    ONLYOFFICE Docs - une suite bureautique en ligne alternative à MS Office Online et Google Docs
  • ONLYOFFICE Groups : des applications de productivité pour gérer les documents, les projets, la relation client, l’agenda, les mails, les réseaux sociaux internes de l’entreprise.
  • ONLYOFFICE Mail Server : un outil pour créer les boîtes de messageries professionnelles.
  • ONLYOFFICE XMPP Server : une messagerie instantanée.

Le panneau de configuration intuitif permet de configurer et d’administrer facilement un environnement ONLYOFFICE Workspace lorsqu’il est déployé sur un serveur. Vous êtes en mesure d’activer ou d’installer rapidement les outils dont vous avez besoin, mettre votre espace de travail à jour ou passer à la version Enterprise. Il devient ainsi très facile de sauvegarder les données, de centraliser les accès via SSO et LDAP et d’effectuer le suivi des actions d’utilisateurs. De plus, la plateforme peut être utilisée sous une marque blanche (au nom de votre entreprise) et l’architecture multi-tenant permet de créer des bureaux web séparés pour chaque département de l’entreprise.

ONLYOFFICE Control Panel

ONLYOFFICE Workspace s’adapte aux besoins de l’entreprise indépendamment de sa taille et du secteur d’activité et aux ressources qu’elle possède. Ses fonctionnalités peuvent être étendues via l’intégration avec des services tels Twilio, WordPress, DocuSign, etc.

Si vous utilisez les plateformes de stockages tierces dans le Cloud (Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, kDrive, etc.), il est possible de les connecter au module Documents de votre ONLYOFFICE Workspace pour éditer, coéditer et chiffrer vos documents qui y sont stockés.

Comment ONLYOFFICE sécurise le travail collaboratif en ligne : authentification et contrôle d’accès au portail

Outre l’ergonomie, la fluidité d’usage, la richesse fonctionnelle, ce sont aussi et surtout les aspects sécuritaires qui préoccupent tout le monde qui travaille en ligne.

Conforme au RGPD, ONLYOFFICE Workspace, déployé en auto-hébergement, permet de garder la maîtrise de données au travers une gamme complète d’outils et de services :

  • Сode source ouvert, disponible sur GitHub, qui assure la transparence et la fiabilité.
  • Contrôle d'accès :
  • Authentification unique (SSO) : actuellement, ONLYOFFICE possède trois fournisseurs d’identité intégrés pour assurer la fonctionnalité d’authentification unique (Shibboleth, OneLogin et AD FS).
  • Authentification à deux facteurs qui protège la procédure de connexion sur votre portail grâce à des codes d’accès dynamiques envoyés par SMS.
  • Domaines de confiance permettant de sélectionner manuellement les serveurs de messagerie auxquels les e-mails d’inscription doivent appartenir.
  • Restrictions par adresse IP pour donner l’accès au portail uniquement aux IP choisis.
  • Suivi des actions effectuées par les utilisateurs et historique de connexions.
  • Sauvegardes de données : Il est possible d’effectuer les sauvegardes manuelles et automatiques en paramétrant la destination du stockage des sauvegardes.

ONLYOFFICE permet de définir le niveau de collaboration via les droits d’accès des utilisateurs flexibles :

  • Aux modules de ONLYOFFICE Workspace.

Les utilisateurs de votre environnement collaboratif peuvent être facilement regroupés et hiérarchisés. Vous êtes en mesure de définir les droits d’accès aux modules et aux données du portail pour chaque utilisateur ou groupe afin de protéger des données sensibles.

Par exemple, dans le modules Projets, le Chef du projet est capable de donner ou limiter l’accès des membres de l’équipe au projet en fonction du degrés de leur responsabilité et implication.

  • Aux dossiers et documents du module Documents.

Vous pouvez les partager en accordant un accès complet ou une permission de lecture seule, permettre de laisser des corrections ou des commentaires, ou de ne remplir que des champs créés. Il est également possible de restreindre l'impression et le téléchargement des documents.

Quand vous partagez une feuille de calcul, vous pouvez masquer les données sensibles que vous ne souhaitez pas montrer aux autres ou permettre à vos collègues d’appliquer leurs propres filtres pour trier les données sans déranger leurs coauteurs.

Nouveau niveau de protection de données : chiffrement au repos, en transit et lors de coédition

Outre ces mesure de sécurité, ONLYOFFICE assure également la protection de données sur tous les fronts. Au-delà de la méthode JWT qui protège les documents contre tout accès non autorisé, ONLYOFFICE est allé encore plus loin en proposant le chiffrement de données au repos, en transit et lors de collaboration en ligne.

Les données en transit entre le système et le client, sont protégées par des protocoles HTTPS avec un algorithme de chiffrement TLS à jour.

Le chiffrement au repos offre une meilleure protection contre les violations de données. Si l’option “cryptage de stockage” est activée, tous les fichiers stockés sur ONLYOFFICE seront chiffrés avec le Standard de Cryptage Avancé (Advanced Encryption Standard). Cet algorithme de chiffrage symétrique par blocs de 128 bits utilise les clés asymétriques de 256 bits, aussi appelé Rijndael.

Dans sa dernière version, ONLYOFFICE Workspace s’est enrichi d’une fonctionnalité « Salle privée » qui assure la protection de données lors de la coédition à plusieurs en temps réel. Salle privée est un environnement sécurisé où chaque symbole saisi est chiffré avec un algorithme de chiffrement AES-256.

ONLYOFFICE Workspace s’est enrichi d’une fonctionnalité « Salle privée » qui assure la protection de données lors de la coédition à plusieurs en temps réel.

L’activation de cette option s’effectue via les applications de bureau ONLYOFFICE. Tous les documents sur lesquels vous travaillez dans les Salles privées, sont chiffrés automatiquement avec des clés AES-256 générées de manière aléatoire et partagées avec les utilisateurs autorisés au moyen d’un chiffrement asymétrique. Les fichiers qui sont créés, stockés et partagés dans une salle privée ne quittent jamais le répertoire et ne peuvent être copiés, redistribués ou décryptés. Le chiffrement et le déchiffrement des documents sont effectués strictement sur l’ordinateur de l’utilisateur, de bout en bout.

Formules et modes de déploiement

ONLYOFFICE Workspace est disponible en deux éditions : Community Edition et Enterprise Edition.

La version communautaire fournit un éventail complet des outils basiques pour organiser et piloter pleinement le fonctionnement d’une petite équipe. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées dans les éditeurs des documents (comparaison des documents, contrôles de contenu, éditeurs mobiles web), une assistance technique professionnelle, un accès prioritaire aux améliorations au niveau de la performance et de la sécurité, optez plutôt pour la version Enterprise.

Les plans tarifaires de ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition sont basés sur le nombre d’utilisateurs et le niveau d’assistance technique (basique, avancé, premium). Les prix commencent à partir de 1650 € par serveur pour la licence à vie.

Il existe plusieurs options d’installation pour déployer ONLYOFFICE Workspace sur votre propre serveur : paquets précompilés, image Docker, installation en un seul clic sur DigitalOcean et via AWS Marketplace.

Si votre organisation ne possède pas sa propre infrastructure IT, vous êtes en mesure de lancer ONLYOFFICE Workspace en mode SaaS avec un hébergement fiable dans cloud public.

Il n’y a pas longtemps ONLYOFFICE Workspace a été mis à disposition sur OVHcloud Marketplace. Cet espace de travail européen complet, déployé sur une instance dédiée, hébergée et sauvegardée en France, permet aux utilisateurs français de garder le contrôle total et la confidentialité de leurs données et échanges.

Article réalisé en partenariat avec ONLYOFFICE

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