ONLYOFFICE Workspace : l’alternative européenne à Google Workspace

Depuis la généralisation du télétravail, les outils collaboratifs performants sont devenus indissociables de la vie d’équipe, qu’elle soit en présentiel, à distance ou hybride. Les éditeurs de suites logicielles rivalisent pour proposer des solutions à la carte qui assurent la continuité des activités et fluidifient le travail collectif. Google a depuis plusieurs années réuni ses services professionnels sous la marque Google Workspace. La suite est complète et performante, mais son coût de licence et les questions de protection des données poussent de plus en plus d’organisations européennes à lui chercher une alternative libre et souveraine. Presque en même temps, l’éditeur letton Ascensio System SIA lance sa nouvelle solution ONLYOFFICE Workspace dont les outils d’édition et de co-édition, présentés dans cet article, sont couplés à des applications de productivité. Voyons de plus près qu’est-ce qui rend ONLYOFFICE Workspace une alternative solide à la workplace digitale offerte par Google.

ONLYOFFICE Workspace : un espace optimisé pour mieux travailler au quotidien

ONLYOFFICE Workspace est une série d’applications web qui sont harmonieusement rassemblées autour d’une seule plateforme open source :

• ONLYOFFICE Docs : une suite bureautique en ligne alternative à MS Office Online et Google Docs qui les dépasse même sur certains points tels que compatibilité des formats, fidélité de l’affichage du contenu, aspects collaboratifs, etc.
• ONLYOFFICE Groups : des applications de productivité pour gérer les documents, les projets, la relation client, l’agenda, les mails, les réseaux sociaux internes de l’entreprise.
• ONLYOFFICE Mail Server : un outil pour créer les boîtes de messageries professionnelles.
• ONLYOFFICE XMPP Server : une messagerie instantanée.

Le panneau de configuration intuitif permet de configurer et d’administrer facilement un environnement ONLYOFFICE Workspace lorsqu’il est déployé sur un serveur. Vous êtes en mesure d’activer ou d’installer rapidement les outils dont vous avez besoin, mettre votre espace de travail à jour ou passer à la version Enterprise. Il devient ainsi très facile de sauvegarder les données, de centraliser les accès via SSO et LDAP et d’effectuer le suivi des actions d’utilisateurs. La plateforme peut aussi être utilisée sous marque blanche (au nom de votre entreprise), et son architecture multi-tenant permet de créer des bureaux web séparés pour chaque département. ONLYOFFICE Workspace s’adapte aux besoins de l’entreprise indépendamment de sa taille et du secteur d’activité et aux ressources qu’elle possède. Ses fonctionnalités peuvent être étendues via l’intégration avec des services tels Twilio, WordPress, DocuSign, etc. Si vous utilisez les plateformes de stockages tierces dans le Cloud (Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive, kDrive, etc.), il est possible de les connecter au module Documents de votre ONLYOFFICE Workspace pour éditer, coéditer et chiffrer vos documents qui y sont stockés.

Comment ONLYOFFICE sécurise le travail collaboratif en ligne : authentification et contrôle d’accès au portail

Outre l’ergonomie, la fluidité d’usage, la richesse fonctionnelle, ce sont aussi et surtout les aspects sécuritaires qui préoccupent tout le monde qui travaille en ligne. Conforme au RGPD, ONLYOFFICE Workspace, déployé en auto-hébergement, permet de garder la maîtrise de données au travers une gamme complète d’outils et de services :

• Code source ouvert, disponible sur GitHub, qui assure la transparence et la fiabilité.
• Contrôle d’accès :
• Authentification unique (SSO) : actuellement, ONLYOFFICE possède trois fournisseurs d’identité intégrés pour assurer la fonctionnalité d’authentification unique (Shibboleth, OneLogin et AD FS).
• Authentification à deux facteurs qui protège la procédure de connexion sur votre portail grâce à des codes d’accès dynamiques envoyés par SMS.
• Domaines de confiance permettant de sélectionner manuellement les serveurs de messagerie auxquels les e-mails d’inscription doivent appartenir.
• Restrictions par adresse IP pour donner l’accès au portail uniquement aux IP choisis.
• Suivi des actions effectuées par les utilisateurs et historique de connexions.
• Sauvegardes de données : Il est possible d’effectuer les sauvegardes manuelles et automatiques en paramétrant la destination du stockage des sauvegardes.

ONLYOFFICE permet également de définir le niveau de collaboration grâce à des droits d’accès utilisateurs flexibles, à deux échelles : Aux modules de ONLYOFFICE Workspace. Les utilisateurs de votre environnement collaboratif peuvent être regroupés et hiérarchisés : vous définissez les droits d’accès aux modules et aux données pour chaque utilisateur ou groupe, afin de protéger les informations sensibles. Dans le module Projets, le chef de projet peut limiter l’accès des membres de l’équipe selon leur degré de responsabilité et d’implication. Aux dossiers et documents du module Documents. Vous partagez vos fichiers en accès complet, en lecture seule, en mode commentaire ou pour simple remplissage de champs. Il est aussi possible de restreindre l’impression et le téléchargement des documents. Quand vous partagez une feuille de calcul, vous pouvez masquer les données sensibles que vous ne souhaitez pas montrer aux autres ou permettre à vos collègues d’appliquer leurs propres filtres pour trier les données sans déranger leurs coauteurs.

Nouveau niveau de protection de données : chiffrement au repos, en transit et lors de coédition

En plus de ces mesures, ONLYOFFICE protège les données sur tous les fronts. Au-delà de la méthode JWT qui protège les documents contre tout accès non autorisé, ONLYOFFICE est allé encore plus loin en proposant le chiffrement de données au repos, en transit et lors de collaboration en ligne. Les données en transit entre le système et le client, sont protégées par des protocoles HTTPS avec un algorithme de chiffrement TLS à jour. Le chiffrement au repos offre une meilleure protection contre les violations de données. Si l’option “cryptage de stockage” est activée, tous les fichiers stockés sur ONLYOFFICE seront chiffrés avec le Standard de Cryptage Avancé (Advanced Encryption Standard). Cet algorithme de chiffrage symétrique par blocs de 128 bits utilise les clés asymétriques de 256 bits, aussi appelé Rijndael. Dans sa dernière version, ONLYOFFICE Workspace s’est enrichi d’une fonctionnalité « Salle privée » qui assure la protection de données lors de la coédition à plusieurs en temps réel. Salle privée est un environnement sécurisé où chaque symbole saisi est chiffré avec un algorithme de chiffrement AES-256. L’activation de cette option s’effectue via les applications de bureau ONLYOFFICE. Tous les documents sur lesquels vous travaillez dans les Salles privées, sont chiffrés automatiquement avec des clés AES-256 générées de manière aléatoire et partagées avec les utilisateurs autorisés au moyen d’un chiffrement asymétrique. Les fichiers qui sont créés, stockés et partagés dans une salle privée ne quittent jamais le répertoire et ne peuvent être copiés, redistribués ou décryptés. Le chiffrement et le déchiffrement des documents sont effectués strictement sur l’ordinateur de l’utilisateur, de bout en bout.

Formules et modes de déploiement

ONLYOFFICE Workspace est disponible en deux éditions : Community Edition et Enterprise Edition. La version communautaire fournit un éventail complet des outils basiques pour organiser et piloter pleinement le fonctionnement d’une petite équipe. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées dans les éditeurs des documents (comparaison des documents, contrôles de contenu, éditeurs mobiles web), une assistance technique professionnelle, un accès prioritaire aux améliorations au niveau de la performance et de la sécurité, optez plutôt pour la version Enterprise. Les plans tarifaires de ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition sont basés sur le nombre d’utilisateurs et le niveau d’assistance technique (basique, avancé, premium). Les prix commencent à partir de 1650 € par serveur pour la licence à vie. Il existe plusieurs options d’installation pour déployer ONLYOFFICE Workspace sur votre propre serveur : paquets précompilés, image Docker, installation en un seul clic sur DigitalOcean et via AWS Marketplace. Si votre organisation ne possède pas sa propre infrastructure IT, vous êtes en mesure de lancer ONLYOFFICE Workspace en mode SaaS avec un hébergement fiable dans cloud public. ONLYOFFICE Workspace est également proposé sur OVHcloud Marketplace. Cet espace de travail européen complet, déployé sur une instance dédiée, hébergée et sauvegardée en France, permet aux utilisateurs français de garder le contrôle total et la confidentialité de leurs données et échanges.

Article réalisé en partenariat avec ONLYOFFICE

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’ONLYOFFICE Workspace ?

ONLYOFFICE Workspace est une suite collaborative open source éditée par Ascensio System SIA en Lettonie. Elle rassemble bureautique en ligne, gestion de projet, CRM, messagerie et serveur de mail dans une plateforme unique auto-hébergeable, conforme au RGPD.

ONLYOFFICE Workspace est-il vraiment gratuit ?

La Community Edition est gratuite et open source, adaptée aux petites équipes. L’Enterprise Edition est payante (à partir de 1 650 € par serveur en licence à vie) et ajoute fonctionnalités avancées, assistance professionnelle et accès prioritaire aux mises à jour.

Quelle différence entre ONLYOFFICE Docs et ONLYOFFICE Workspace ?

ONLYOFFICE Docs est la suite bureautique en ligne (traitement de texte, tableur, présentation) seule. Workspace intègre Docs au sein d’une plateforme plus large comprenant gestion de projet, CRM, mail et messagerie instantanée.

ONLYOFFICE est-il compatible avec Microsoft Office ?

Oui, ONLYOFFICE est pleinement compatible avec les formats Microsoft Office natifs (DOCX, XLSX, PPTX). La fidélité de rendu et la compatibilité des formats sont parmi les meilleures du marché, sans conversion intermédiaire ni perte de mise en forme.

ONLYOFFICE est-il conforme au RGPD ?

Oui. Déployé en auto-hébergement ou via un hébergeur européen comme OVHcloud, ONLYOFFICE Workspace garde les données dans votre propre infrastructure et respecte le RGPD. L’authentification SSO, la 2FA et le chiffrement au repos renforcent la conformité.

Comment installer ONLYOFFICE Workspace ?

Plusieurs options sont disponibles : paquets précompilés pour Linux, image Docker, installation en un clic sur DigitalOcean, déploiement via AWS Marketplace ou OVHcloud Marketplace. La version SaaS hébergée est également accessible sans infrastructure locale.