Guide complet de la messagerie Gmail
Bien qu’elle soit l’une des dernières à avoir été lancées, Gmail figure parmi les messageries les plus populaires devant Outlook de Microsoft (anciennement Hotmail) et Yahoo! Mail. La messagerie Gmail est un service proposé par Google. Elle est très complète et possède des fonctionnalités intéressantes qui ont participé à son succès. Avec Astuces & Aide Informatique, je vous propose d’en apprendre davantage sur la messagerie et ses fonctionnalités.
SOMMAIRE
Présentation du service Gmail, historique et fonctionnalités principales
Bref historique de la messagerie Gmail
Le lancement de Gmail remonte au 1er avril 2004, l’inscription se faisant seulement par invitation. Deux ans plus tard, la version bêta de Gmail sera ouverte au public avec une capacité de 1 Go de stockage sur le serveur de Google. Toutefois, la capacité de stockage Gmail augmentera régulièrement jusqu’au 13 mai 2013 où Google décide de fusionner les espaces de stockage de ses différents services. Tout utilisateur dispose désormais de 15 Go de stockage gratuit qu’il est possible d’augmenter en payant.
L’adresse Gmail de chaque utilisateur lui sert directement d’identifiant pour l’authentification à la majorité des services proposés par l’entreprise à savoir : Google Play Store, YouTube, Google Maps et Android, le système d’exploitation mobile de Google.
C’est en mai 2012 que Gmail se positionnera comme la messagerie la plus utilisée devant Hotmail (Outlook) et Yahoo! Mail.
En octobre 2018, l’entreprise américaine affirmait que plus d’1,5 milliard de comptes (utilisateurs actifs) avaient été créés.
Les principales fonctionnalités de Gmail
Le succès de Gmail est fortement lié aux différentes fonctionnalités que propose l’application. L’une de ses fonctionnalités est le filtrage des courriers. Gmail permet à chaque utilisateur de créer des règles qui s’appliquent automatiquement aux courriers reçus dans la boîte de réception en fonction de leur contenu. Par exemple, le libellé Spam probable peut être attribué à tous les messages qui contiennent le mot Gratuit.
La messagerie Gmail permet d’envoyer plusieurs pièces jointes à la fois. Au fil des années, Google a beaucoup amélioré l’envoi des pièces jointes dans le tchat et éliminé le problème des envois de fichiers un à un. Effectuez désormais une sélection de plusieurs pièces jointes pour les envoyer en une fois. Avec Gmail, vous pouvez même planifier l’envoi d’un email pour une date ultérieure. D’autres fonctionnalités sont disponibles si vous utilisez l’application Gmail ou si vous accédez à la messagerie via un navigateur web :
- un moteur de recherche pour retrouver un email parmi des milliers d’autres,
- un répondeur automatique et une signature,
- un stockage de document en ligne (Google Drive),
- des libellés colorés…
Il existe d’autres fonctionnalités Gmail intéressantes que vous pouvez découvrir en utilisant la nouvelle version de l’application. De plus, il est possible d’essayer les nouvelles fonctionnalités du laboratoire Google dans l’onglet Labs.
Comment créer un compte Gmail ?
La création d’un compte Gmail est relativement simple et peut se faire aussi bien sur un téléphone que sur un ordinateur avec un navigateur comme Google Chrome. Vous aurez simplement à suivre quelques étapes. Pour commencer, ouvrez votre navigateur web Google Chrome, consultez la page d’accueil de Gmail et cliquez sur « Créer un compte ». Remplissez le formulaire qui se présente avec des informations correctes puis indiquez le nom d’utilisateur souhaité. Entrez ensuite un mot de passe dans le champ correspondant et répétez-le dans le champ « Confirmer ».
Pour plus de sécurité, veuillez choisir un mot de passe complexe et notez-le dans un gestionnaire de mot de passe. Il se peut que l’adresse email souhaitée soit déjà prise. Dans ce cas, Gmail vous l’indiquera et vous fera des propositions de noms d’utilisateurs disponibles. Choisissez-en un ou essayez une nouvelle adresse puis cliquez sur « Suivant ».
Lors de la création de votre compte Google, un numéro de téléphone et une adresse email (ancienne) vous seront demandés pour optimiser la sécurité. Mettez l’un ou l’autre afin de pouvoir récupérer votre mot de passe si plus tard vous le perdez. L’utilisation d’un numéro de téléphone vous permettra de mieux sécuriser votre boîte email avec l’authentification à 2 facteurs.
Après remplissage du formulaire, il est obligatoire d’accepter les Règles de confidentialité et les conditions d’utilisation. À cet effet, descendez totalement en bas de la page et cochez « J’accepte les conditions d’utilisation de Google ». Cochez également « J’accepte que mes informations soient utilisées telles que décrites ci-dessus et détaillées dans les règles de confidentialité ». Vous pouvez maintenant cliquer à nouveau sur « Créer un compte ». Votre compte Gmail vient d’être créé et vous serez tout de suite redirigé vers la boîte de réception.
Le premier email qui s’y trouve est le suivant : « Finaliser la configuration de votre nouveau compte Google ». Ouvrez l’email avec un double clic et suivez les instructions pour valider le compte. Depuis ses récentes mises à jour, la boîte de réception Gmail présente une nouvelle interface. La messagerie avec Gmail est donc encore plus ergonomique et facile à utiliser.
Comment se connecter à Gmail ?
Connexion à Gmail depuis un ordinateur
IL est très simple de se connecter à Gmail depuis un ordinateur via son navigateur internet, voici comment faire :
- Pour se connecter à sa boîte de messagerie Gmail depuis un ordinateur, il suffit de se rendre à l’adresse mail.google.com dans un navigateur web puis cliquez sur Connexion si vous n’êtes pas encore identifié.
- Saisissez ensuite votre identifiant ou numéro de téléphone puis cliquez sur le bouton Suivant.
- Il ne vous reste plus qu’à saisir le mot de passe de votre compte Gmail puis cliquer sur Suivant.
Se connecter à Gmail depuis un smartphone (Android ou iPhone) ou une tablette Android / iPad ?
- Il est très simple de se connecter à Gmail depuis un smartphone, qu’il soit sous Android ou dans le cas d’un iPhone sous iOS, ou une tablette (Android ou iPad) puisqu’il suffit de procéder au téléchargement de l’application Gmail depuis la boutique d’applications appropriée (Google Play Store pour Android ou Apple App Store pour iOS).
- Une fois l’application téléchargée, il ne vous reste plus qu’à saisir votre identifiant / numéro de téléphone et votre mot de passe.
Remarque : si vous utilisez un smartphone ou une tablette sous Android, vous êtes automatiquement connecté à Gmail avec le compte Google associé à votre appareil.
Google Workspace, la version payante de la messagerie à destination des professionnels
G Suite est devenu Google Workspace, la version payante de la messagerie Gmail, le 6 octobre 2020. Il est né du désir de Google de répondre aux besoins variés des utilisateurs du service. Il s’agit d’une sorte de bureau numérique que l’entreprise a créé pour les professionnels afin d’encourager la collaboration et le rapprochement des équipes.
Google Workspace est un logiciel qui se présente comme une collection d’outils de productivité basés sur le cloud. Depuis le début de la crise sanitaire de la covid-19, il est de plus en plus utilisé par les instituts, les entreprises et les organisations à but non lucratif. Le logiciel donne accès à Gmail, Google Docs, Google Sheets (ces deux services étant une très bonne alternative gratuite à Excel et Word de la suite Microsoft Office et à Office 365), Google Drive, Google Meet et à d’autres outils. Des produits web sont également disponibles grâce aux plans d’abonnement mensuel.
Parmi les spécificités de Google Workspace, on peut mentionner :
- des fonctionnalités innovantes pour une meilleure sécurité (protection contre le hameçonnage et les logiciels malveillants),
- expérience utilisateur renforcée grâce à des outils de communication (appels vidéo, gestion de contenu, Google Chat…),
- synchronisation en temps réel des documents,
- Google Agenda et Google Keep,
- Google Spaces (espaces organisés pour différents projets)…
Quel est le coût de Google Workspace ?
Des plans d’abonnements repensés pour s’adapter aux différents types de clients. À l’inscription sur la plateforme Google Workspace, l’utilisateur dispose d’une période d’essai gratuite de 14 jours. À la fin de cette période, l’abonné doit souscrire un abonnement payant. Il en existe 4 types : le plan Business Starter à 4,68 euros par mois par utilisateur, la version Business Standard à 9,36 euros par mois par utilisateur, la version Business Plus à 15,60 euros par mois par utilisateur et le forfait Enterprise qui n’a aucune limite d’utilisateurs.
FAQ sur Gmail
Voici toutes les réponses aux questions que vous vous posez à propose de Gmail.
Il est possible d’ajouter un nouveau compte Gmail avec un téléphone. Pour cela, ouvrez l’application Gmail sur le smartphone ou la tablette et appuyez sur votre photo de profil dans l’angle supérieur droit. Appuyez ensuite sur « Ajouter un autre compte ». Choisissez le type de compte à ajouter et suivez les instructions sur l’écran.
Il peut arriver qu’un utilisateur oublie son mot de passe ou même son adresse mail. Toutefois, Google vous permet de récupérer l’un ou l’autre en lançant une procédure de récupération depuis la page de connexion via un navigateur web en cliquant sur Mot de passe oublié ?. Plusieurs méthodes sont proposées pour les récupérer (adresse email de récupération, numéro de téléphone…). Choisissez ce qui vous convient le mieux.
La gestion des dossiers Gmail se fait par création de libellés qui servent à classer les messages. Ces libellés sont des étiquettes qui s’appliquent à vos messages et qui portent un nom. Vous pouvez ajouter plusieurs libellés à un seul message, choisir les libellés à toujours afficher et ceux qui doivent toujours être masqués, modifier un libellé ou encore supprimer un libellé.
Pour créer un dossier, cliquez sur « Libellés » dans la barre d’action de votre boîte de réception et sur « Gérer les libellés ». Après avoir nommé le dossier, vous pouvez y ajouter vos emails en cochant les cases correspondantes et en cliquant sur « Déplacer ».
Pour supprimer un libellé Gmail sur ordinateur, il faut se rendre dans la barre latérale et défiler pour trouver le libellé concerné. En survolant le libellé, vous repérez sur la droite, trois-points d’un menu contextuel. Cliquez sur les 3 points et cliquez ensuite sur « Supprimer ».
Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les comptes gérés par une entreprise ou un établissement. Vous demandez la conformation de lecture pour savoir quand votre e-mail a été ouvert. Un email vous sera alors envoyé avec l’heure et la date d’ouverture du message.
Téléchargez d’abord vos informations puis accédez à la section « Données et vie privée ». Défilez jusqu’à « Vos données et options de confidentialité ». Sélectionnez « Plus d’options » et choisissez « Supprimer votre compte Google ». Suivez ensuite les instructions.
Depuis l’application Gmail, allez dans les paramètres et trouvez la section « Signature ». Créez une signature puis cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
Pour classer des mails dans Gmail, il faut créer des libellés et les attribuer aux courriers.
Il est possible de recevoir ses messages Gmail avec un client de messagerie comme Outlook, K9 Mail, Thunderbird (voir notre article expliquant comment relever son courrier Gmail avec Thunderbird )… Il est aussipossible d’utiliser Gmailify pour bénéficier des fonctionnalités Gmail sur Outlook et d’autres messageries.
Dans Outlook sur PC, sélectionnez « Fichier » puis « Ajouter un compte ». Vous pouvez maintenant ajouter un compte Gmail à Outlook en entrant votre adresse Gmail et votre mot de passe.
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