Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Dans le but d’optimiser le développement d’une entreprise, ses acteurs doivent utiliser tous les moyens nécessaires à leur disposition, notamment les outils informatiques. Avec l’automatisation de la majorité des tâches en entreprise, cela est désormais grandement facilité. L’un des outils utiles dans une société est le logiciel de paie. Qu’est-ce que c’est ?

Logiciel de paie : de quoi s’agit-il ?

Comme l’illustre le nom qu’il porte, le logiciel de paie est un outil qui permet aux entreprises de gérer la paie de leur personnel. Il peut être associé à d’autres outils, souvent réunis au sein du même logiciel, tels que :

• un logiciel SIRH ;
• un logiciel BDESE ;
• un logiciel de facturation ;
• un logiciel de congés.

Le logiciel SIRH va aider à la gestion des ressources humaines et celui BDES va renseigner les données économiques d’une entreprise. Le logiciel de paie va donc servir à l’établissement de fiches de paie et de plusieurs documents qui ont rapport avec le salaire des employés de la société. Le fonctionnement d’un tel outil est relativement simple.

Une fois installé, il va s’intégrer à d’autres systèmes, ce qui va avantager la rémunération des salariés qui se fera dans les délais et de la bonne façon. En général, un accès au logiciel de paie est donné aux collaborateurs. Ces derniers peuvent alors y renseigner des informations telles que leur moyen de paiement préféré (virement, chèque etc.).

Quel est l’intérêt d’un logiciel de paie ?

Le logiciel de gestion de paie est utile à bien des niveaux aux entreprises. Ses avantages pour ses dernières sont multiples.

Un respect des délais de paiement

Le logiciel de paie permet aux collaborateurs d’une entreprise d’être rémunérés à temps. Lorsqu’une société réalise de nouvelles fusions en embauche de nouveaux employés par exemple, les payer peut prendre plus de temps que prévu. De plus, certaines situations peuvent ralentir le processus et même pénaliser l’ensemble des salariés. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de paie, les collaborateurs reçoivent leur paie dans les temps et celle-ci correspond évidemment au montant qui leur est dû.

Un gain considérable de temps avec un logiciel de gestion de paie

Avec un logiciel de paie, les tâches liées à la rémunération des collaborateurs sont automatisées. Les démarches administratives que les paiements impliquent sont désormais simplifiées. Lorsqu’il est comparé aux solutions manuelles et surtout obsolètes, le logiciel de paie peut vous faire gagner quelques heures tous les mois. Vous gagnez donc du temps et pouvez alors le consacrer au développement de votre entreprise.

Une transparence

Utiliser un logiciel de paie donne également une certaine transparence aux transactions de votre entreprise. L’outil peut s’intégrer à d’autres logiciels comme le logiciel de congés de votre entreprise. Son utilisation peut donc toucher d’autres domaines de votre entreprise telle que les ressources humaines.

Cela permet à votre entreprise de produire des rapports précis et transparents qui pourront être consultés par les instances qualifiées. Il s’agit ici des représentants du personnel et du comité économique et social qui pourront se servir d’un logiciel BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) à cette fin.

Une étude plus approfondie des activités de l’entreprise

En plus de permettre de verser leur rémunération aux collaborateurs, le logiciel de paie peut favoriser une analyse des activités d’une entreprise. En effet, lorsqu’il est intégré aux outils tels que le logiciel SIRH, vous avez à votre disposition des données qui peuvent vous être utiles. Sur la base de celles-ci, vous pouvez avoir une idée précise de ce que vous coûte le personnel affecté à chaque département de votre société.

De même, vous pouvez comparer cette valeur à celle des bénéfices que ces différents départements vous apportent. Vous pourrez ainsi élaborer des prévisions et des budgets précis pour un meilleur développement de votre entreprise.

Une sécurité renforcée

L’intégration d’un logiciel de paie aux systèmes de votre entreprise a également l’avantage de renforcer sa sécurité. En effet, grâce à cet outil, vos collaborateurs ne peuvent accéder qu’aux informations qui correspondent à leur poste et leur rôle. De plus, avec cet outil, les processus de traitement de paie sont fiables.

L’ensemble des données est conservé sur une base de données unique. Il ne sera donc pas nécessaire de ressaisir des informations sociales qui pourraient être erronées en vue d’un paiement. Le logiciel de paie évite également les doubles paiements et vous donne la confirmation que chaque paiement à effectuer est correct.

Les différents acteurs sur le marché des logiciels de gestion de paie

Vous trouverez sur le marché, des logiciels de paie sous deux différentes configurations. La première est l‘utilisation d’un logiciel SaaS, qui se fait donc sur le cloud, directement sur les serveurs de l’éditeur. Une connexion internet vous permettra d’y accéder depuis n’importe quel poste, peu importe votre emplacement dans le monde. La seconde configuration se fait en interne et elle est dite monoposte. Dans ce cas, la licence du logiciel est directement installée sur les appareils de la société.

Voici quelques uns des principaux acteurs dans le secteur des logiciels de paie :

• EBP, un logiciel de gestion paie à destination des PME ;
• Sage, la solution historique des entreprises françaises ;
• Cegis qui occupe maintenant une position dominante sur le marché français ;
• ADP qui permet une intégration simple au logiciel d’entreprise, solutions GTA, système RH et PGI ;
• PayFit ;
• Paye MTAE ;
• Fiche-paie.net, une solution en ligne simple à utiliser ;
• E-Paye ;
• Meta 4 ;
• Etc.

Logiciel de paie et BDESE

Depuis 2021, la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est venue remplacer la BDES. Cela est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Cela reprend toute la politique économique et sociale de l’entreprise, qui est mise à disposition des instances représentatives du personnel, comme les délégués syndicaux. Le montant des salaires des employés et des dirigeants devra donc y figurer, tout comme celui des actionnaires.

Si votre société emploie plus de 300 personnes, vous devrez fournir une base de données plus complète. Aussi, elle ne pourra pas être en version papier, mais numérique. Il est donc judicieux de travailler avec un logiciel dsn qui est conforme à la législation en vigueur. En cas de non-respect, une amende peut être appliquée à l’entreprise. Vous avez également tout intérêt à ce que ce logiciel soit directement intégré avec celui qui vous permet de générer les fiches de paie.

Si tout cela vous semble trop complexe, mieux vaut faire appel à une société spécialisée, qui saura vous aider dans la conception de cette base de données. Ainsi, vous serez certain de ne rien oublier, et surtout, que toutes vos données seront sécurisées. Il serait dommage que vos informations tombent entre les mains de la concurrence. Il vaut donc mieux s’assurer que les accès seront limités aux membres de votre entreprise. Vous pourrez alors vous consacrer pleinement à l’élaboration de vos fiches de paie, car rappelons-le, cette loi est là pour sécuriser l’emploi.

À titre d’information, voici ce que la BDESE contient :

• la stratégie de l’entreprise
• la situation économique de l’entreprise
• la politique sociale de l’entreprise, avec les conditions de travail et l’emploi
• les investissements
• les fonds et l’endettement de l’entreprise
• la rémunération des salariés, des dirigeants, des financeurs
• les flux financiers à destination de l’entreprise
• les transferts commerciaux
• les partenariats
• les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise

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