Logiciel BDESE : définition, utilité et fournisseurs

Depuis la fin du premier semestre de 2015, la BDESE est une obligation au sein de toutes les entreprises qui répondent à certains critères. Mais qu’est-ce que la BDESE en réalité ? Pourquoi est-elle obligatoire au sein de l’entreprise ? A quoi sert un logiciel BDESE ? Voici l’essentiel à retenir sur le sujet.

La BDESE : une base de données obligatoire pour l’entreprise

La BDES est le sigle de Base de Données Économique et Sociale. Dans sa version numérique, il s’agit d’une plateforme sur laquelle l’entreprise consigne toutes les informations qu’elle doit rapporter aux représentants du personnel et au Comité Social et Économique (CSE). On y retrouve principalement :

• des informations en rapport avec les divers investissements faits par l’entreprise ;
• des informations en rapport avec l’égalité entre les sexes au sein de l’entreprise ;
• des informations en relation avec le budget de l’entreprise ;
• des informations sur la rémunération des employés et des actionnaires ;
• des informations sur les différents dons ou toutes aides financières apportées à l’entreprise ;
• ainsi que toutes les informations qui concernent les activités sociales et culturelles de l’entreprise.

Depuis l’entrée en vigueur de la loi Climat et Résilience le 25 août 2021, les entreprises doivent transformer leur BDES en BDESE, acronyme de Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales. Cette évolution oblige désormais à intégrer les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise dans la base.

Ces données peuvent être également reportées dans un document physique. Toutefois, pour une entreprise avec un effectif salarial de plus de 300 personnes, la version digitale est obligatoire. Depuis 2015, la base de données est obligatoire pour toutes les entreprises qui ont un effectif d’au moins 50 salariés. Toutes celles qui ne mettent pas en place la BDES sont soumises à une amende pour délit d’entrave.

Le deuxième volet de la définition concerne l’outil lui-même. Un logiciel désigne un ensemble de programmes et de procédures indispensables au fonctionnement d’un système informatique. Le logiciel BDESE est donc le programme qui permet à l’entreprise de mettre sa base de données à disposition des personnes habilitées (représentants du personnel, CSE) de façon sécurisée et structurée.

L’objectif de la BDESE est d’imposer à l’entreprise un aperçu transparent et global de l’acquisition et de la répartition de ses revenus. L’entreprise peut désormais négocier le contenu et les conditions d’accès à sa base avec ses représentants du personnel. Les informations qui figurent dans la BDESE sont le plus souvent alimentées automatiquement par des outils RH comme le logiciel SIRH ou le logiciel de paie.

Le logiciel SIRH

Le logiciel SIRH est le sigle de Système d’Information de gestion des Ressources Humaines. C’est un outil informatique qui permet de numériser toute la gestion de vos Ressources humaines et de vos tâches administratives. Le logiciel SIRH va permettre de tracer avec précision toutes vos activités internes afin de les soumettre à vos collaborateurs et les insérer dans la BDES. Vous pouvez consulter notre comparatif sur les logiciels SIRH pour en savoir plus.

Le logiciel de paie

Le logiciel de paie est également un outil informatique de gestion, il permet principalement de digitaliser tous les processus de l’entreprise qui ont rapport avec la gestion des salaires. Il permet de mettre en place la fiche de paie de même que les déclarations obligatoires qui doivent apparaitre dans la BDES.

Pourquoi disposer d’une BDESE au sein de l’entreprise ?

La première raison est que la BDESE est une obligation légale pour toute entreprise d’au moins 50 salariés. Une société qui ne met pas en place cette base s’expose à une pénalité financière pour délit d’entrave. Mais au-delà de l’aspect réglementaire, la BDESE apporte d’autres bénéfices concrets : elle offre une vue d’ensemble sur les entrées et sorties financières de l’entreprise, sur sa politique sociale et sur son impact environnemental. Le dirigeant peut ainsi prendre à temps les mesures qui s’imposent quand les résultats s’écartent des objectifs fixés.

Les différents fournisseurs de logiciel BDESE sur le marché

Il existe aujourd’hui un grand nombre de prestataires pour installer une BDESE. La majorité des solutions actuellement disponibles sont des logiciels en mode SaaS, comme pour les CRM, les logiciels de gestion d’achat ou les ERP comme le logiciel open-source Odoo. Les éditeurs proposent soit un outil monotâche dédié à la BDESE, soit un module qui vient se greffer à leur logiciel SIRH ou à leur logiciel de paie.

On vous a sélectionné ici quelques prestataires que vous pouvez choisir selon vos critères et vos besoins et qui proposent les meilleurs logiciels BDESE en France :

• QuickMS possède une solution pour BDESE avec GrafiQ, la solution RH pour digitaliser la BDESE
• ALCUIN  BDES : une solution SaaS sécurisée et compatible RGPD
• ALTAYS BDESE : un outil qui permet de répondre aux dispositions légales, import DSN, bilan social etc.
• BDES Online, une solution simple d’utilisation qui se met en place rapidement
• PeopleSpheres propose un logiciel RH permettant la mise en place de la BDESE
• La-BDESE de la SAS KALLISTE (logiciel connu auparavant sous le nom de BDES-PLUS)

Vidéo : Webinaire BDESE : les 4 bonnes résolutions

En complément, voici pour finir la vidéo d’un webinaire consacré à la BDESE et 4 résolutions pour :

1. Passer de la BDES CE à la BDES CSE
2. Changer le nom de la BDES en BDESE
3. Compléter le contenu de la BDESE
4. Anticiper les risques juridiques

Quelles fonctionnalités attendre d’un logiciel BDESE ?

Au-delà du simple stockage de données, un bon logiciel BDESE doit vous faire gagner du temps sur la collecte, la mise à jour et le partage des informations avec le CSE. Voici les fonctionnalités à vérifier avant de choisir un outil :

• Import automatique des données depuis le SIRH, la paie et la comptabilité (DSN, fichiers Excel, API)
• Gestion des droits d’accès par profil (direction, représentants du personnel, élus CSE) avec traçabilité des consultations
• Hébergement conforme au RGPD et données stockées en France ou dans l’Union européenne
• Mise à jour automatique des indicateurs légaux (index égalité femmes-hommes, bilan social, indicateurs environnementaux)
• Export PDF et tableaux de bord pour faciliter les réunions du CSE et le suivi sur trois exercices (passé, présent, prospective)
• Notifications et alertes en cas de mise à jour d’une donnée ou d’approche d’une échéance légale

Combien coûte un logiciel BDESE ?

Le tarif d’un logiciel BDESE dépend principalement de l’effectif de l’entreprise et du périmètre fonctionnel. La plupart des éditeurs proposent un abonnement SaaS mensuel ou annuel, facturé selon des tranches d’effectifs.

• Entreprises de 50 à 300 salariés : comptez entre 80 et 200 € HT par mois pour une solution dédiée
• Entreprises de 300 à 1 000 salariés : entre 200 et 600 € HT par mois selon les options (multi-établissements, connecteurs SIRH)
• Au-delà de 1 000 salariés : tarif sur devis, souvent intégré à un module RH plus large

À ce budget s’ajoutent parfois des frais de mise en service et de paramétrage initial, surtout si la reprise des données historiques nécessite une intégration sur mesure avec votre SI existant.

Foire aux questions sur le logiciel BDESE

Qu’est-ce qu’un logiciel BDESE exactement ?

Un logiciel BDESE est un outil informatique (le plus souvent en mode SaaS) qui permet à une entreprise de centraliser, mettre à jour et partager la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales obligatoire pour le CSE. Il remplace les classeurs et tableurs Excel par une plateforme sécurisée et accessible en ligne.

Quelle différence entre BDES et BDESE ?

La BDES (Base de Données Économique et Sociale) existe depuis 2014. Depuis la loi Climat et Résilience du 25 août 2021, elle est devenue BDESE en intégrant un volet Environnemental obligatoire. Le logiciel doit donc gérer aussi les indicateurs liés à l’empreinte écologique de l’entreprise.

À partir de quel effectif un logiciel BDESE est-il obligatoire ?

La BDESE est obligatoire dès 50 salariés. La version numérique (donc un logiciel) devient obligatoire à partir de 300 salariés. En dessous de ce seuil, un document physique ou un tableur reste légalement accepté, même si un logiciel dédié reste plus pratique.

Que risque une entreprise sans BDESE ?

Le défaut de mise en place d’une BDESE est passible d’une amende pour délit d’entrave au fonctionnement du CSE, pouvant aller jusqu’à 7 500 € pour le dirigeant. S’ajoutent les contentieux possibles avec les représentants du personnel et un risque de blocage des consultations obligatoires du CSE.

Faut-il un logiciel dédié ou un module intégré au SIRH ?

Tout dépend de votre maturité RH. Un module BDESE intégré à votre SIRH évite la double saisie et alimente automatiquement les indicateurs. Un logiciel dédié est plus pertinent si votre SIRH n’a pas de module BDESE ou si vous voulez une solution rapide à déployer, indépendamment de l’outil RH existant.

Sur combien d’années doit porter la BDESE ?

La BDESE doit présenter les données sur trois exercices : les deux années précédentes, l’année en cours, et une projection sur les trois années suivantes. Un bon logiciel gère automatiquement cet historique glissant et met à jour les projections au fil des arbitrages budgétaires.

Le logiciel BDESE est-il compatible RGPD ?

Les éditeurs sérieux proposent un hébergement en France ou dans l’Union européenne, une politique de conservation des données conforme et une gestion fine des droits d’accès. Vérifiez aussi que l’éditeur signe un contrat de sous-traitance RGPD et qu’il anonymise les données nominatives sensibles.