Reçus, gestion des documents financiers : utilisez un logiciel OCR de traitement des reçus !

Par Fabien Peltière , le 01/12/2021 , mis à jour le 16/05/2022 — OCR - 5 minutes de lecture
Un logiciel OCR pour traiter les reçus

Reçus et factures font partie intégrante des entreprises. Le problème avec les reçus est double. Non seulement ils sont nombreux et s’amassent sur les bureaux, mais en plus de cela, ils peuvent être frauduleux, doublés, erronés… C’est à votre département financier de les vérifier, analyser, traiter et enfin de les intégrer à votre logiciel comptable.

Ouf, quel travail répétitif et chronophage. Heureusement, les avancées technologiques récentes ont mis au point un outil permettant d’automatiser ce processus. Utiliser un logiciel de reconnaissance de caractères et d’extraction de données, c’est faciliter votre gestion des documents financiers.

Un logiciel OCR pour traiter les reçus

L’omniprésence des reçus ou tickets de caisse et leur gestion chronophage

Récapitulons, vous êtes au département financier de votre entreprise. Chaque jour, c’est des dizaines de reçus différents qui s’amoncellent sur votre bureau. Les récents côtoient les plus anciens et très souvent le tout se mélange.

La situation sans automatiser sa gestion de documents financiers

Pour traiter un reçu sans automatisation, il faut compter plusieurs étapes différentes durant lesquelles la marge d’erreur est assez élevée. C’est répétitif, propice aux erreurs, et très souvent cette tâche engendre de la frustration.

Eh oui, dites vous que pour traiter un reçu il vous faut : le réceptionner et le conserver. Pour le traitement, il faut manuellement saisir les données dans un logiciel de comptabilité. De là, il faut vérifier à nouveau la concordance des informations entre le reçu et ce que vous avez retranscrit.

À savoir, qu’un même reçu peut être traité plusieurs fois par différents départements de l’entreprise. Donc les mêmes informations peuvent être extraites à plusieurs reprises par différentes personnes.

C’est long, les erreurs manuelles sont vite arrivées. Ces mêmes tâches sont à répéter pour chaque reçu. Et vous n’en avez pas qu’un à traiter à la fois.

Vérifier la véracité d’un reçu ou d’un ticket de caisse

Avec les outils actuels, falsifier un reçu est devenu un jeu d’enfant. Éditer un document PDF, modifier les montants ou les pourcentages de TVA, le soumettre deux fois … À l’œil nu, découvrir le pot aux roses est compliqué. Surtout quand le nombre de reçus à traiter est considérable.

C’est une vigilance permanente à maintenir pour chaque reçu.

La fraude aux factures, reçus ou tickets de caisse, concrètement c’est quoi ? C’est une altération partielle ou totale du document financier soumis qui peut être volontaire ou involontaire mais induit indubitablement un risque pour votre entreprise.

Cela peut être un montant final du reçu qui ne correspond pas aux additions des sommes présentes ; une facture sur laquelle les coordonnées du fournisseur ou du destinataire sont modifiées ou erronées ; facturations de produit ou d’interventions qui n’ont jamais été livrés/commandés/effectuées.

L’automatisation qui sécurise et simplifie tout le processus

Utiliser un logiciel OCR pour reçus vous apporte une double solution.

L’outil de numérisation des reçus fonctionne avec l’OCR, ou la reconnaissance optique de caractères qui est une technique d’extraction des données inscrites sur un document.

Grâce à cette technique, vous pouvez mettre fin à la saisie manuelle des données. Conforme avec le RGPD, le logiciel de traitement des reçus ne conserve aucune donnée.

Voyons comment cette solution fonctionne ainsi que ses avantages.

Le logiciel OCR reçu : fonctionnement

Automatique, sécurisé et rapide, cette solution automatisée numérise le document dont vous souhaitez extraire les informations. Vous pouvez configurer les données à extraire : coordonnées du magasin, lignes produits, date d’émission du reçu, montants…

Numérisez les reçus via l’application en utilisant l’appareil photo de votre smartphone. Vous pouvez également intégrer la facturation ou le reçu numérique directement dans le logiciel. Les informations définies sont extraites et intégrées dans votre logiciel comptable.

Ce que vous pouvez tirer de cette solution automatisée

Il y a de multiples avantages à l’utilisation d’un OCR reçu dans votre organisation. Passons en revue les principaux bénéfices qui résultent de cette utilisation.

  • Un gain de temps considérable : Avec le logiciel OCR, le traitement des reçus, factures, tickets, est bien plus rapide. En quelques secondes, toutes les informations nécessaires à votre gestion sont extraites et sans erreurs. Vous pouvez compter sur une estimation de 70% du temps de traitement économisé en utilisant ce logiciel.
  • Détection des doublons : Le logiciel vous alerte lorsqu’une facture est soumise deux fois. Vous pouvez donc annuler ou suspendre le remboursement.
  • Des coûts engagés amoindris : En utilisant l’OCR reçu, libérez vos employés de cette tâche automatisable. Ils peuvent à présent se concentrer sur leur cœur de métier. L’abonnement d’un OCR reçu dépend du volume de document à traiter.

Trouver son fournisseur OCR

Le logiciel OCR pour traiter vos reçus vous permet de gagner du temps et de réduire considérablement le taux d’erreur. La détection des erreurs et des reçus frauduleux vous permet de sécuriser votre comptabilité. Pour commencer l’automatisation de votre gestion des reçus, il vous suffit de trouver votre fournisseur de logiciel d’OCR reçu.

Fabien Peltière

Baignant dans l'informatique depuis tout petit (j'ai écris mes premières lignes sur un Amstrad CPC 464), j'écris des tutoriels destinés aux débutants afin de leur permettre de mieux appréhender le monde numérique contemporain, ses enjeux, ses pratiques et ses menaces.

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