Entreprise : comment basculer vers la numérisation de documents ?

À l’ère du numérique, l’archivage électronique ou “numérisation” est devenu une pratique courante chez les entreprises. Toutefois, la numérisation de documents est une opération complexe. De nombreuses entreprises se questionnent sur les moyens à employer pour numériser leurs documents. En effet, la numérisation de documents doit être planifiée. Pour la réaliser, il faut suivre une méthodologie bien précise.

Le rôle de la numérisation dans le processus interne de l’entreprise

Le basculement vers l’opération de numérisation est très important pour les entreprises. En effet, une fois l’opération achevée, les archives de l’entreprise seront mieux gérées. Les archives physiques pourront donc être confiées à un prestataire indépendant ou être détruites. En effet, les copies numériques permettent de libérer les salles d’archives. Aussi, la recherche de documents, que ce soient des documents Word ou autres, sera facilitée par l’opération de numérisation. En effet, quand les dossiers sont classés numériquement, la recherche est accélérée et simplifiée. L’utilisation des outils modernes comme les ordinateurs vont optimiser les recherches.

Établissez une stratégie de numérisation pérenne

La numérisation ou l’archivage électronique de documents papiers nécessite la mise en place d’une stratégie bien déterminée. En effet, la stratégie à suivre devra être fixée en amont afin de bien encadrer le projet de numérisation. Pour ce faire, il faut tout d’abord identifier les documents à archiver électroniquement.

Vous devez également identifier les objectifs de l’opération de numérisation. En effet, la stratégie à suivre sera différente en fonction de l’usage de vos documents, de l’organisation interne de votre entreprise et des moyens que vous avez à votre disposition pour réaliser la numérisation. Aussi, plusieurs autres facteurs peuvent influencer le choix de la stratégie de numérisation des documents de votre entreprise.

Pour mener à bien le projet de numérisation, il faut également analyser l’ensemble des dossiers de votre entreprise et étudier le mode de travail de vos collaborateurs. Cela permettra d’identifier les dossiers prioritaires pour la numérisation et de comprendre les besoins de vos collaborateurs en matière de numérisation. En effet, l’analyse de chaque type de document permettra de connaître à l’avance la masse de travail à réaliser comme le tri, la destruction ou la préparation physique. Cette étape permettra également d’évaluer les dépenses requises pour la réalisation de l’opération de numérisation.

En effet, grâce à l’analyse des documents, vous pourrez savoir approximativement le budget nécessaire pour couvrir les opérations de numérisation. Aussi, la définition d’une stratégie permet d’énumérer les moyens nécessaires pour réaliser l’opération d’archivage électronique.

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Comment mettre en œuvre la numérisation des documents d’une entreprise ?

L’opération de numérisation n’est pas simple. Pour pouvoir la réaliser, il faut mettre en œuvre plusieurs outils, ce qui suppose de déployer des moyens humains, techniques et matériels.

En premier lieu, vous aurez besoin d’un outil pour scanner les dossiers physiques. C’est cet outil qui va permettre de réaliser l’opération de numérisation.

A côté de cet outil, vous devez également avoir à votre disposition des outils de capture comme LAD, RAD, OCR, etc. Ces outils de capture permettent d’extraire automatiquement les différentes données qui se trouvent dans vos documents, lesquelles serviront d’index pour l’identification de vos documents. Elles permettront également de classer et de retrouver facilement vos documents. Ces outils pourront être intégrés dans une GED. L’humain doit également intervenir dans l’opération de numérisation au moment du vidéocodage. Cette opération permettra de corriger manuellement certaines erreurs.

La dernière étape de la numérisation consiste dans le contrôle qualité. Cette étape est nécessaire pour examiner et valider la conformité des documents numérisés.

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