Quelles sont les caractéristiques d’un système téléphonique virtuel ?

Par Fabien Peltière , le 05/08/2022 , mis à jour le 08/08/2022 - 6 minutes de lecture
caractéristiques d'un système téléphonique virtuel

caractéristiques d'un système téléphonique virtuel

La communication a subi des changements radicaux au fur et à mesure que la technologie progresse dans ses découvertes. Ainsi, nous sommes passés de lignes analogiques et de postes fixes, où chaque appareil était connecté à un poste, à des standards virtuels.

En effet, le terme système téléphonique virtuel désigne un système dans lequel l’élément logiciel est prépondérant sur le matériel. Ceci, en raison de la connexion vocale qui devient un trafic de données parcourant sur l’internet à large bande.

Cependant, il atteint tous les pays du monde comme s’il s’agissait de la pièce adjacente et permet d’obtenir des performances efficaces. Notons que ses coûts sont considérablement inférieurs à ceux du passé. Plus encore, le système téléphonique virtuel, dans ce panorama, représente l’un des éléments clés de la technologie CTI. Que peut-on savoir de plus ? Découvrez dans la suite de cet article, les caractéristiques phares d’un système téléphonique virtuel et d’autres ainsi que ses avantages.

Téléphone virtuel

Qu’est-ce qu’un standard virtuel ?

Le standard téléphonique virtuel, aussi appelé Virtual PBX (Private Branch Exchange), est un système de communication téléphonique accessible aux entreprises qui utilise le protocole internet. Dans ce cas, on parle également de téléphonie VoIP (Voice over Internet Protocol), en ce sens que la transmission des données s’effectue via le canal virtuel du réseau Internet. Mieux encore, il se transmet via la fibre optique, capable de garantir de meilleures performances et dotée d’une plus grande stabilité.

En effet, le standard téléphonique virtuel, à ce jour, a presque complètement remplacé le traditionnel. Dans les pays développés, les entreprises, quelle que soit leur taille, adoptent cette méthodologie de communication. Tout simplement, parce qu’elles bénéficient des avantages associés à une plus grande flexibilité et à une large gamme de personnalisation dans la gestion.

Pourquoi avez-vous plus besoin des standards téléphoniques virtuels ?

La plus grande révolution de ce système permet aux petites et macro-entreprises de s’équiper d’un système avancé, en ce qui concerne l’hébergement d’un site web ou de gestion des télécommunications.

Dans le passé, en effet, ceux qui possédaient des bureaux avec plusieurs extensions devaient acheter un ou parmi les nombreux standards téléphoniques du marché. Ceci, dans l’optique de faire appel à un technicien pour l’installation et pour la première configuration. En fait, il suffisait qu’un employé ait besoin de changer de bureau pour que les coûts commencent immédiatement à s’augmenter.

Comment fonctionne le standard virtuel ?

Avant tout, sachez que le fonctionnement du standard virtuel est entièrement basé sur la connectivité réseau. À ce jour, presque toutes les entreprises disposent d’une connexion fibre optique, avec un haut débit qui garantit des performances élevées.

Il prend également en charge un grand nombre d’appareils, qui se connectent en même temps et offrent une excellente stabilité. Dans le standard téléphonique virtuel, l’élément logiciel a une importance prépondérante par rapport à l’élément matériel, dans lequel la présence est marginale. Cependant, il se limite aux appareils téléphoniques présents dans l’entreprise et aux autres appareils connectés au réseau de l’entreprise.

Les fonctions du PBX cloud sont plus avancées que celles du PBX traditionnel, car elles incluent, en plus des appels entrants et sortants ; des services entièrement personnalisables. En pratique, les catégories suivantes font partie des catégories les plus pertinentes attribuables à la fonctionnalité.

Le répondeur automatique avec voix (personnalisable) ou musique

Il s’active dès l’appel du client jusqu’à la connexion effective. L’un des objectifs de ce service est de gérer de manière optimale l’attente et le tri des appels, tout en évitant au maximum la dispersion des appels téléphoniques. Sachez qu’il fait circuler le trafic téléphonique de manière harmonieuse et agréable.

Le renvoi d’appel vers un smartphone

Tout comme dans un standard classique, quand vous effectuez un appel, l’appel est renvoyé vers une station mobile, n’importe où dans le monde.

La gestion des contacts

À travers cette option, vous avez la possibilité de définir des listes blanches et des listes noires ; c’est-à-dire les contacts autorisés à envoyer des appels. En réalité, ces contacts sont reconnus comme utiles pour les activités de l’entreprise ; et les contacts indésirables sont classés comme spam.

La présence d’outils de messagerie instantanée et de chat

Dans ce cas, le standard téléphonique virtuel permet de communiquer efficacement et rapidement. Par exemple, dans le cas où le poste est occupé et qu’il est encore nécessaire de transmettre un message urgent à un collaborateur, il apparaît sur l’écran de l’appareil de référence.

Les avantages du standard téléphonique virtuel

Il existe plusieurs avantages liés à l’adoption d’un standard téléphonique virtuel dans le Cloud. Tout d’abord, les éléments positifs reposent sur la flexibilité des opérations de l’entreprise, qui peut gérer efficacement un grand nombre de numéros de téléphone et de ressources humaines. Deuxièmement, grâce au standard téléphonique virtuel, il est possible de réduire considérablement les coûts de gestion, notamment les coûts fixes.

En effet, il ne sera plus nécessaire d’acheter des systèmes téléphoniques coûteux, d’effectuer des maintenances périodiques ; et de faire face à des dépenses importantes liées aux réglages du système. Tout simplement parce que le standard téléphonique virtuel est principalement composé d’éléments logiciels, donc dématérialisés. Le logiciel Cloud à travers lequel le standard virtuel fonctionne est un programme fiable, soumis à des mises à jour périodiques effectuées.

De plus, dans le cas de plusieurs bureaux périphériques, l’avantage d’adopter le standard virtuel est lié à la possibilité de connecter les appareils et les opérateurs de manière flexible. Et ceci en temps réel, avec seulement les coûts liés à l’utilisation d’Internet et mensuels, trimestrielles ou à des intervalles différents.

Conclusion

Tous les appareils de l’entreprise connectés au système téléphonique virtuel fonctionnent harmonieusement, grâce à la synchronisation des données effectuée automatiquement. De plus, les messages et les appels sont stockés automatiquement, au moyen d’une sauvegarde qui appartient au serveur central.

Elle peut être récupérée en cas d’événements non-programmables et extraordinaires. En ce sens, les politiques de sécurité au sein des entreprises sont fortement blindées, avec une plus grande garantie de sécurité en cas de cyber menaces.

Fabien Peltière

Baignant dans l'informatique depuis tout petit (j'ai écris mes premières lignes sur un Amstrad CPC 464), j'écris des tutoriels destinés aux débutants afin de leur permettre de mieux appréhender le monde numérique contemporain, ses enjeux, ses pratiques et ses menaces.

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