Comment bien choisir son logiciel de gestion de congés ?
Beaucoup d’entrepreneurs hésitent encore quant à accorder leur confiance à un logiciel de gestion pour gérer les demandes de congés au sein de leurs entreprises. Et pourtant, ce type de logiciel sont clairement ergonomiques, et ont une panoplie d’avantages, avec l’automatisation des ressources humaines, la productivité de l’entreprise sera optimale. En effet, avec une visibilité du suivi quotidien des entrées et sorties claire, non seulement cette dernière gagnera en temps, mais aussi en organisation. Si l’aventure vous tente, sachez qu’il existe sur le marché plusieurs logiciels de gestion d’entreprise spécialisés dans les demandes de congés des salariés, et le choix ne s’avère pas toujours facile ! Dans cet article, nous allons vous donner quelques pistes clés dans le but d’effectuer au mieux le choix de votre logiciel pour bien commencer.
Définition complète d’un logiciel de gestion de congés
Le logiciel de gestion des congés est un dispositif informatique qui booste et maximise l’organisation de la gestion quotidienne de l’entreprise, de la même manière qu’un logiciel de paie ou BDESE. Un logiciel digne de ce nom pourrait potentiellement faire toute la différence et mener la boite à un tout autre niveau, en effet, à la mise en main de ce logiciel qui sert à gérer les différentes branches des ressources humaines de l’entreprise. Le suivi de présences, des absences et les demandes de congés et la paye de tous les salariés de l’entreprise.
Pour simplifier, l’ultime but de ce logiciel est de faciliter au maximum la gestion des congés de l’entreprise. Pour être plus performante, productive et gagner un temps fou ! Il est donc recommandé d’opter pour ce type de logiciel. Ci-dessous, nous vous diront davantage sur les atouts d’utilisation de ce système.
Car il est clair que si tous les travailleurs venaient à tous prendre leurs congés à la même période de temps, vous comprendrez que la productivité de votre société est amplement entachée dans la totalité des services qui travaillent en parallèle. Ceci étant dit, il est donc conseillé d’agir d’une toute autre façon pour être garantir que tous les employés puissent profiter de leurs congés dans les conditions qui le permettent.
Pourquoi utiliser un programme de gestion des congés ?
Comme précisé plus haut, l’utilisation d’un logiciel de gestion de congés au sein de sa société vous sera très efficace pour mieux arranger votre entreprise et l’organiser avec plus de précision, le tout en ayant plus de visibilité sur le suivi globale et en gagnant du temps précieux. Voici les principaux atouts d’avoir à sa portée un logiciel de gestion de congés au sein de sa boite :
- Gain de temps : gagner du temps s’aligne avec gain d’argent. Le dirigeant des ressources humaines n’aura plus besoin de répéter les mêmes faits et gestes quotidiennement, il n’aura qu’à paramétrer le logiciel, et le tour est joué !
- une organisation optimale : avec la dématérialisation de la gestion des ressources humaines, les dirigeants n’auront qu’à se rendre sur l’interface du suivi afin de mettre main sur les informations qu’ils recherchent, nul besoin de faire sortir tout les documents en papiers,
- une entreprise efficace et productive : avoir une surveillance et gestion des congés impacte la performance de la société, comprenant cela le chef d’entreprise pourra la faire progresser,
- une meilleure interaction avec le système de comptabilité : Vu que l’intégralité du système de planification des absences et congés sont pris en considération au préalable, les informations seront aussitôt expédiées vers le responsable des salaires.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de congé pour salarié ?
Comme c’est le cas pour énormément de logiciels de bureautique, il est primordial de se renseigner correctement sur les fonctionnalités du système informatique ainsi que sur le prix des logiciels de gestion de congés puisqu’il existe des logiciels de gestion de congés gratuits ou payants. Vous devez vous assurer d’avoir un suivi intégral des congés ainsi que les absences des travailleurs, et de vous assurer que le dispositif de validation correspond à votre société. Cela vous permettra de mettre en place un planning adéquat et efficace afin de manager votre société dans les meilleures conditions possibles. Voici les critères à prendre en compte avant de choisir votre logiciel :
- Le planning pourra se faire selon les équipes, mais aussi des employés,
- le calcul des droits se fait automatiquement,
- la possibilité de relier le logiciel de congés payé à celui des paiements pour maximiser l’efficacité informatique,
- un logiciel simple d’utilisation et doté de mises à jour.
Gérer les congés dans une entreprise : un vrai casse-tête
Chaque année, le même problème revient : la gestion des congés pour les salariés d’une même entreprise. Chacun souhaite évidemment prendre les jours les plus intéressants (au niveau des vacances scolaires, proches de jours fériés pour économiser des jours de repos…). Mais les entreprises ne peuvent évidemment pas se permettre de laisser tous les employés partir en repos au même moment. Cela demande une vraie organisation pour que les sociétés continuent de fonctionner. Les employés ne doivent donc pas partir en vacances en même temps, et tout au long de l’année ils doivent s’arranger pour trouver des jours disponibles afin de profiter de repos bien mérités. Et cela peut parfois prendre du temps, l’information devant généralement remonter jusqu’au bureau des ressources humaines, avant d’être validée ou non. Et les erreurs peuvent en plus arriver également, ce qui vient apporter une complication supplémentaire. Pour que tout le monde puisse partir facilement en congé, sans qu’aucun souci ne soit à signaler, la solution se trouve dans un logiciel qui vient considérablement faciliter la vie de l’entreprise.
Un logiciel de gestion des congés : la solution pratique et efficace
Le logiciel de gestion des congés sur my-intranet.com va vous aider à limiter considérablement le risque d’erreur et vient faciliter l’organisation concernant les jours de repos. Dans un premier temps, l’employé découvre en temps réel le nombre de jours qu’il peut prendre. Il voit, en outre, le calendrier de tous les autres membres de l’entreprise, ce qui lui permet de choisir facilement les jours durant lesquels il sera absent. Il n’a plus qu’à faire son choix en ligne, et sans envoyer le moindre papier informatique. Le logiciel valide automatiquement les congés si ceux-ci sont appropriés (en fonction des autres employés, donc). L’information a juste besoin d’être validée par l’employeur (ou autre personne compétente). Mais si ce dernier valide les jours choisis, alors l’employé peut partir en repos l’esprit tranquille. Le gain de temps est donc considérable et le risque d’erreurs totalement limité puisque l’employé ne peut pas prendre plus de jours de congés qu’il n’en a : le logiciel est mis à jour régulièrement. Pour le manager, le gain de temps est également considérable puisqu’en un seul clic il peut valider la demande. La vue d’ensemble est plus pratique pour lui : il découvre au même endroit tous les congés pris par les employés. C’est facile à comprendre et cela lui permet d’y voir plus clair.
Le logiciel prévient chaque personne de l’entreprise en cas de changement
Si un employé a posé des jours de repos et que ces derniers ont été validés par l’employeur, alors tous les autres employés sont prévenus grâce à une notification. Cela leur permet de voir rapidement quels jours ne sont plus disponibles pour partir en congé. Une nouvelle fois, cela vient simplifier l’organisation et faire gagner du temps à tout le monde. De plus, le logiciel permet de limiter la circulation de papiers au sein de l’entreprise. Tout se fait en intranet, ce qui limite les risques de perte de formulaires ou autres. Seuls les clics sont désormais nécessaires pour approuver ou désapprouver une demande. En ce qui concerne les heures supplémentaires, elles peuvent également être gérées via ce logiciel. En effet, l’employé peut en quelques secondes notifier qu’il a fait des heures supplémentaires. Il lui suffit de rentrer son heure d’arrivée au travail, l’heure de son départ habituel, et enfin l’heure de son départ réel. Le logiciel calcule par la suite la durée de récupération. Le logiciel permet donc aux employés de savoir exactement où ils en sont dans leur temps de travail.
Grâce à ce logiciel, votre vie professionnelle sera plus claire. Le gain de temps vous permettra de vous concentrer sur le travail, et de partir en repos lorsque vous l’aurez décidé, en étant tenu au courant chaque semaine des évolutions. La vie de l’entreprise n’en sera que plus organisée et limpide pour tout le monde. Du côté de l’employeur comme des employés, il s’agit d’une solution qui vise à limiter considérablement les risques d’erreurs et qui permet une meilleure communication entre chaque personne. Il ne faut donc plus hésiter.
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