Comment signer électroniquement des documents en toute simplicité ?
Pour les besoins de votre activité professionnelle (ou même personnelle, comme dans le secteur bancaire l’immobilier par exemple), vous pourriez avoir besoin de faire signer de nombreux documents. Avec une technologie comme celle qu’offre DocuSign, il est possible de le faire électroniquement, notamment afin de profiter des multiples avantages qui en découlent (comme le fait de signer à distance en un temps record ou d’éviter d’imprimer inutilement des dizaines de page). Toutefois, cela demande une petite organisation, que nous allons découvrir.
📌 L’essentiel à retenir
Pour signer électroniquement un document, il vous faut un support numérique (smartphone, tablette ou ordinateur) et un service de signature en ligne. Le principe : vous générez un document PDF, le signataire reçoit un lien par mail, prouve son identité, puis appose sa signature en moins de cinq minutes. Cette signature a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite grâce au règlement européen eIDAS. Elle vous fait gagner du temps, évite les impressions et sécurise vos échanges.
Les outils nécessaires à la signature électronique
Afin d’offrir la possibilité de signer électroniquement, il est essentiel de s’équiper un minimum. Un support numérique est donc indispensable pour faire le nécessaire : un smartphone, une tablette tactile (Android ou iPad) ou même un ordinateur seront suffisants.
Via le support numérique, la prochaine étape est d’avoir le logiciel spécifique de la signature numérique. Avec DocuSign eSignature, c’est tout un ensemble de fonctionnalités qui s’ouvrent à vous : suivi en temps réel, application mobile, signature disponible dans 44 langues, ajout de modèles, sécurisation du processus ou encore utilisation d’une API pour se connecter à vos autres logiciels. Dès que DocuSign eSignature est installé sur l’un de vos appareils, vous pourrez faire signer vos premiers documents.
Le processus de la signature électronique
Vous vous demandez alors peut-être comment signer électroniquement un document ?
- Vous allez devoir, en premier lieu, générer le document à signer. Cette étape semble logique, mais il existe encore des entreprises (ou personnes en l’occurrence) qui ne génèrent pas nécessairement un document électronique. Veillez donc à toujours créer ce genre de document. Le format PDF est le format recommandé car il permet d’avoir une mise en page figée.
- Dès que ce dernier est créé, DocuSign eSignature va générer un lien internet qui est envoyé par mail auprès du signataire. En parallèle de cela, un SMS peut être envoyé pour un meilleur service. En cliquant sur le lien, le signataire devra prouver son identité grâce à une authentification sur l’interface utilisateur de DocuSign.
- Après avoir consulté entièrement le document (ce qui est une obligation), le signataire pourra signer électroniquement le document.
La signature électronique a-t-elle une valeur juridique ?
Oui, et c’est souvent la première crainte. En France et dans l’Union européenne, la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Le cadre est fixé par le règlement européen eIDAS, entré en application le 1er juillet 2016. Il définit trois niveaux : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée, du plus courant au plus sécurisé. Pour la plupart de vos documents (devis, contrats commerciaux, mandats), une signature électronique via un service reconnu suffit largement.
Signature électronique et signature scannée : ne confondez pas
Beaucoup pensent qu’insérer l’image de leur signature dans un PDF revient à signer électroniquement. C’est faux. Une signature scannée est une simple image, sans preuve d’identité ni horodatage : elle se copie et se conteste facilement. Une vraie signature électronique s’appuie sur une authentification du signataire et un certificat qui garantit l’intégrité du document. C’est cette différence qui la rend opposable en cas de litige. Si vos échanges concernent la facturation électronique, cette distinction devient même incontournable pour rester en règle.
Vous l’aurez compris : c’est un processus très simple et particulièrement sécurisé (notamment grâce à l’authentification). De plus, dès que la signature est apposée, chaque partie reçoit un mail et peut consulter les documents en question dans l’espace réservé chez DocuSign. On estime qu’il faut moins de cinq minutes pour signer un document électronique avec DocuSign, et ce, aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. Avec l’essai gratuit, c’est peut-être le moment de se lancer pour tester le service ?
Foire aux questions
Une signature électronique est-elle légale ?
Oui. Depuis le règlement européen eIDAS, une signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite en France et dans toute l’Union européenne. Elle est reconnue devant les tribunaux, à condition de passer par un service qui authentifie le signataire.
Quelle est la différence entre une signature scannée et une signature électronique ?
Une signature scannée n’est qu’une image collée dans un document : elle ne prouve ni l’identité ni la date. Une signature électronique repose sur une authentification et un certificat qui garantit que le document n’a pas été modifié après signature. Seule la seconde est réellement opposable.
De quoi ai-je besoin pour signer un document en ligne ?
Un appareil connecté (smartphone, tablette ou ordinateur), une adresse mail et un service de signature électronique. Le document à signer est de préférence au format PDF, qui fige la mise en page. Aucun logiciel lourd à installer côté signataire dans la plupart des cas.
Combien de temps prend une signature électronique ?
Comptez moins de cinq minutes en moyenne. Le signataire reçoit un lien par mail, consulte le document, prouve son identité puis signe. Chaque partie reçoit ensuite une copie signée par mail.
La signature électronique est-elle sécurisée ?
Oui. Le signataire doit prouver son identité avant de signer, et le document est horodaté puis verrouillé. Toute modification ultérieure invalide la signature, ce qui rend la fraude très difficile.
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